Na rynku znajdziemy szereg narzędzi, które pomagają usprawnić komunikację w zespołach, zwłaszcza w tych pracujących zdalnie. Wśród nich można wymienić m.in.: Skype, Slack, Google Meeting, Microsoft Team, Zoom.us, zwykłego e-maila czy właśnie Basecamp. Z moich obserwacji wynika, że jednym z popularniejszych rozwiązań do zwykłego chatowania jest Slack, którego nawet z Basią używamy do komunikacji w ramach Agile Hunters. Od jakiegoś czasu mam okazję pracować z Basecampem i chciałabym się z Wami podzielić moimi spostrzeżeniami na jego temat.
Możliwości Basecampa
Basecamp jest swojego rodzaju “kombajnem” zawierającym nie tylko chat, ale także szereg innych przydatnych funkcji. Każdą z nich można osobno włączyć i nazwać wedle uznania.
Zanim przejdę do ich omówienia zacznę od tego, że Basecamp umożliwia zapraszanie ludzi do swojego zespołu lub do grupy klientów. Jest to praktyczne i pozwala na wydzielenie osobnych przestrzeni na rzeczy związane z pracą wewnątrz zespołu i tych do których potrzebujemy zaangażować klienta zewnętrznego (na przykład stakeholdersów).
Przechodząc do meritum – poniżej znajdziecie listę dostępnych narzędzi wraz z ich najistotniejszymi moim zdaniem cechami.
Campfire
Czyli chat, który może być prywatny dla zespołu lub dostępny do komunikacji z klientem. Nie ma żadnych dodatkowych funkcji takich jak reagowanie na wiadomość, czy przypinanie najważniejszych wiadomości do kanału. Trzeba również zaznaczyć, że nie ma możliwości stworzenia dwóch campfire’ów – jednego przeznaczonego do komunikacji z klientem a drugiego do komunikacji wewnętrznej. Decydując się na campfire wewnętrzny w każdej chwili możecie zmienić jego dostępność. Oczywiście za pomocą jednego kliknięcia można odwrócić akcję. Istnieje możliwość oznaczania osób do których kierujemy naszą wiadomość, dana osoba widzi wówczas taką wiadomość w lekko pomarańczowym kolorze. Dzięki takiemu oznaczeniu istnieje mniejsze prawdopodobieństwo, że wiadomość ta zostanie niezauważona.
Message board
Umożliwia prowadzenie dyskusji na odpowiednio nazwany temat podporządkowany (lub też nie) pod konkretną kategorię. Można tworzyć nowe kategorie lub korzystać z odgórnie zdefiniowanych, dzięki nim mamy możliwość łatwiejszego filtrowania interesujących nas wątków.
Co ciekawe, nie tylko autor wiadomości może ją edytować, ale każdy członek zespołu. Oczywiście można później podejrzeć jakie zmiany były dokonywane i przez kogo. Dyskusja danego tematu odbywa się na zasadzie komentarzy pod wiadomością. Na zbiorczym widoku wszystkich wiadomości widać liczbę komentarzy dotyczących poszczególnych wątków, co pozwala to monitorować czy nasza wiadomość uzyskała już odpowiedź. Oczywiście są też notyfikacje dotyczące nowych komentarzy, ale o nich później. Przy tworzeniu nowej wiadomości można wybrać kogo Basecamp ma o niej powiadomić. Do wyboru mamy cały zespół lub poszczególnych jego członków, albo udostępnienie wiadomości również klientom.
W Message Board mamy możliwość Boostsowania, czyli reagowania na dane wiadomości. Jest to ciekawie rozwiązane, bo do każdej reakcji można dodać jakąś spersonalizowaną wiadomość.
To-dos
To miejsce w których możemy tworzyć listy zadań do wykonania. Listy mogą być dedykowane dla klienta, dla zespołu lub po prostu mogą tematycznie odzwierciedlać czego dotyczy dany zbiór. Na górze listy mamy informacje dla kogo jest ona widoczna oraz status wykonanych zadań.
Jako dodatkową opcję można wyróżnić nadawanie listom różnych kolorów, co pozwala na szybsze ich rozróżnienie. Tworząc nowe zadanie możemy wybrać osoby, które powinny je wykonać oraz osoby które chcemy poinformować kiedy zostanie ono wykonane. Można określić też deadline na wykonanie zadania. Każda lista jest podzielona na dwie sekcje – zadania zrealizowane i niezrealizowane.
Klikając w checkbox oznaczamy zadanie jako zrealizowane, wykonując akcję ponownie kwestionujemy jego wykonanie.
Schedule
To wewnętrzny kalendarz umożliwiający tworzenie wydarzeń dla naszego zespołu. Istnieje możliwość synchronizacji kalendarza z Google Calendar czy Outlook, co jest bardzo pomocne. Więcej o organizacji czasu możecie przeczytać tutaj.
Na powyższym zrzucie możecie zauważyć wiele kropek. Obrazują one jaka liczba zadań jest do wykonania do danego dnia. Nie są to tylko zadania przypisane do nas ale wszystkie zadania dla naszego zespołu, w tym również klienta. Jeżeli zadania się przedawnią, a nie zostaną wykonane, Basecamp nas o tym poinformuje.
Automatic Check-ins
Służy do zadawania pytań zespołowi i zbierania regularnych odpowiedzi w jednym miejscu – czyli możliwość stworzenia przypomnienia dla danych członków zespołu do odpowiedzi na konkretne pytania. Jakie widzę zastosowanie? Takie przypomnienie mogłoby być wykorzystane do zbierania regularnego feedbacku na przykład po retrospektywie. Co prawda osobiście jestem zwolennikiem odpowiedzi na pytanie ‘jak oceniasz wartość dzisiejszego spotkania’ tuż po jego zakończeniu, ale z pewnością to nie jedyne zastosowanie dla Automatic Check-ins. Autorzy na przykład rekomendują wykorzystanie tej funkcjonalności do zbierania codziennych statusów z pracy.
Może wy widzicie przestrzeń na wykorzystanie tej opcji? Jeżeli tak to konieczcie podzielcie się w komentarzach!:)
Docs & Files
To miejsce, który służy do przetrzymywania dokumentów projektowych. Tutaj, podobnie jak w przypadku To-dos, można wykorzystywać opcję nadawania kolorów okładkom naszych dokumentów, tworzyć foldery czy wstawiać dokumenty np. bezpośrednio z Google Drive.
Email Forwards
Jest to funkcjonalność służąca do dzielenia się e-mailami za pomocą Basecampa. Wiadomości mogą znaleźć się na naszej projektowej tablicy na dwa sposoby:
- Przesyłamy interesującą nas wiadomość pod adres [email protected] i w odpowiedzi dostajemy pytanie do którego projektu nasz wątek powinien trafić. Gdy odpowiemy nasza wiadomość trafia w wybrane miejsce i dzięki temu mamy możliwość prowadzenia dyskusji bezpośrednio pod e-mailem.
- Możemy również przesłać e-mail na specjalnie stworzoną skrzynkę dla naszego projektu, dzięki temu trafi ona od razu w docelowe miejsce.
Pings
To zwykły chat – umożliwia wysyłanie bezpośrednich wiadomości do jednej lub wielu osób. Można je wykorzystywać zamiast Campfire’a dla danej grupy. A w związku z tym, że na Bascamp nie ma możliwości tworzenia kanałów, Pingsy są bardzo przydatne. Cała historia naszych konwersacji w poszczególnych grupach jest zachowana.
Hey!
– czyli notyfikacje. Wspomniałam wcześniej o tym, że mamy możliwość ustawienia kogo Basecamp powinien powiadamiać i o czym. Niestety notyfikacje często zawodzą, bywa, że po prostu ich nie dostajemy, dlatego warto korzystać z:
Activity
– które zbiera logi ze wszystkich wykonanych aktywności w naszym projekcie. Tutaj możecie wybrać opcję codziennego raportu w postaci wiadomości e-mail wraz ze zrzutem tego co dzieje się każdego kolejnego dnia w projekcie. Polecam tą opcję oczywiście tylko wtedy kiedy macie za dużo czasu. Activity można filtrować w poniżej przedstawionych kategoriach. Więc jeżeli notyfikacje was zawodzą zawsze ręcznie możecie sprawdzić czy nie pominęliście jakiejś ważnej wiadomości.
My stuff
Ta funkcja pozwala na szybsze znalezienie rzeczy przypisanych do nas lub tych, które wcześniej oznaczyliśmy jako ważne. Ułatwia też dostęp do Boostsów jakie dostaliśmy, więc można podejrzeć jak zespół reaguje na nasze aktywności.
Reasumując Basecamp ma siedem głównych pod – narzędzi. Jest to bardzo rozbudowane narzędzie i z pewnością wspomaga organizację pracy gdy nie korzysta się dodatkowo z Jiry, Asany czy z AzureDevops. Ja z pewnością nie wykorzystuje jego predyspozycji w pełni, bo ograniczam się głównie do korzystania z Campfire’a i Message board, właśnie przez dodatkowe narzędzia wykorzystywane przez Organizację. Zapewne korzystając z Basecampa będziecie w stanie poznać lepiej jego funkcjonalności oraz odkryć dla nich nowe zastosowania. Więc gdybyście chcieli sprawdzić sami jak się pracuje z tym narzędziem możecie skorzystać z darmowego 30 dniowego triala: https://basecamp.com/how-it-works lub po prostu sprawdzić więcej rekomendacji na stronie twórców.
Basecamp vs Slack, co się bardziej opłaca?
Na koniec krótka informacja o kosztach. Basecamp na swojej stronie przygotował następujące zestawienie:
Oczywiście w tym podsumowaniu, na pierwszy rzut oka, Basecamp wychodzi znacznie korzystniej. Autorzy jednak nie uwzględniają, że na Slacku można również dodawać pliki czy korzystać z to-do lists, więc nie zawsze będą pojawiać się dodatkowe serwisy. Na Slacku istnieje także możliwość podpięcia integracji z AzureDevops czy Jirą, co niejednokrotnie ułatwia pracą. Nie można oczywiście nie zauważyć, że cena za Basecamp jest jedna, niezależnie od ilości użytkowników, natomiast na Slacku płacimy za każdego członka z osobna.
Podsumowanie
Na pewno każde z rozwiązań ma swoje plusy i minusy, które można by długo wymieniać, ja jednak mimo ceny jest zwolennikiem Slacka. Basecamp to narzędzie mocno rozbudowane i wiele z jego funkcji nie jest wykorzystane w pełni. Prawdopodobnie dzieje się tak dlatego, że np. wskazane przez samych twórców na stronie inne narzędzia są po prostu lepiej zaprojektowane.
Na koniec krótkie pytanie do Was – znacie jakieś komunikatory, które mogą z powodzeniem konkurować ze Slackiem i Basecampem?
Sprawdź nasze ostatnie wpisy:
