Od jakiegoś czasu zauważam, że coraz częściej w social mediach, artykułach, ofertach pracy, itp., mówi się zarówno o facylitacji jak i o roli samego facylitatora. Wiele osób zaczyna postrzegać facylitację już nie tylko jako sam proces, czy technikę, jaką można wykorzystywać w pracy, ale jako osobny zawód. W związku z czym często rodzi się wiele pytań, na które postaram się odpowiedzieć w poniższym artykule. Czy ja mogę zostać facylitatorem? Jakie cechy wyróżniają facylitatora? Jakie umiejętności powinien posiadać? Czy każdy może być dobrym facylitatorem? Jak rozpoznać czy facylitator wykonuje swoją pracę skutecznie? Zacznijmy jednak od samej definicji roli facylitatora.
Kim jest facylitator?
Facylitator wspiera grupę w pracy nad wybranym zagadnieniem, dbając o jakość i podnosząc efektywność rozmów. Dokonuje tego poprzez odpowiednie dobieranie metod do celu spotkania, elastycznie reagując na to co dzieje się na samej sesji. Pomaga i usprawnia proces dochodzenia do wspólnych wniosków, znajdowania nietuzinkowych rozwiązań, które akceptuje każdy uczestnik spotkania.
Facylitator nie powinien być jednocześnie aktywnym uczestnikiem spotkania. Wskazane jest nawet, żeby nie był ekspertem w omawianej dziedzinie. Wtedy dużo łatwiej zachować mu jest neutralność wobec poruszanych treści, co jest niezbędnym elementem skutecznej facylitacji.
Co robi facylitator?
Najprościej można by powiedzieć, że facylitator facylituje, ale wychodzi nam wtedy trochę masło maślane. Zacznijmy więc od tego, że żeby facylitować dobrze spotkanie facylitator musi najpierw zrozumieć w jakim celu grupa się spotyka i co chce osiągnąć. Co więc dokładnie robi facylitator:
- Planuje i buduje proces organizacji pracy podczas spotkania. Wybiera do tego najlepsze narzędzia i techniki, które mają wspomóc realizację wspomnianego celu grupy. Żeby to odpowiednio zaplanować, zbiera informacje o celu spotkania i bada kto powinien w nim uczestniczyć. M.in. na podstawie tych informacji podejmuje decyzję jak długa powinna być sesja, tworzy jej dokładny plan, agendę. Zaprasza wszystkich, zapewnia, że uczestnicy znają czas i miejsce spotkania. Niezależnie od tego czy to będzie salka w biurze, czy spotkanie online. Upewnia się, że w przypadku tego drugiego rozwiązania uczestnicy spotkania będą wiedzieli jak korzystać z narzędzi, które będą używane podczas sesji. Prowadzi i kontroluje proces spotkania. Wykorzystuje do tego zaproponowane narzędzia i techniki. Nie ma na to jasnego i sprawdzonego scenariusza, wiele zależy od tego jak złożone jest zagadnienie, jaki jest cel spotkania, ilu jest uczestników, itd. Można jednak wyróżnić podstawowe działania jakie facylitator powinien podejmować. Prowadzenie i kontrola spotkania odbywają się poprzez:
- Dbanie o aktywne uczestnictwo każdego członka grupy,
- Zapewnienie, że uczestnicy wzajemnie się rozumieją,
- Pilnowanie tego, że każdy uczestnik ma przestrzeń na wypowiedzenie swoich pomysłów, które są rozważane przez całą grupę,
- Przedstawienie w jasny i klarowny sposób, tego, że to uczestnicy biorą wspólną odpowiedzialność za rezultaty spotkania.
- Upewnia się, że wyniki, działania i pytania są odpowiednio rejestrowane i podejmowane, a następnie odpowiednio realizowane. W praktyce oznacza to, że facylitator może przedstawić narzędzia wspomagające monitorowanie postępu podjętych działań, czy też przy kolejnym spotkaniu zaproponować wspólne zweryfikowanie zmian.
Facylitator jest więc odpowiedzialny zarówno za przygotowanie sesji, jej przebieg jak i podsumowanie. To częściowo od niego zależy, czy grupa osiągnie założony cel. Poprzez odpowiednie przygotowanie spotkania, czy warsztatów, zwinne reagowanie na potrzeby grupy i jasne komunikaty, facylitator buduje zarys spotkania. Realizacja wszystkich wymienionych zadań wraz z odpowiednim nastawieniem facylitatora, może prowadzić do odbycia skutecznej sesji facylitowanej.
Cechy skutecznego facylitatora
Dobry facylitator nie musi mieć konkretnego wykształcenia czy szerokiego i różnorodnego doświadczenia. Jednak, jak wynika z mojego doświadczenia i obserwacji niektóre cechy facylitatora są niezbędne. Ważne żeby posiadał następujące umiejętności:
Empatyczność
Rozumiana jako umiejętność postawienie się w sytuacji, która facylitatora bezpośrednio nie dotyczy, ubrania czyiś butów, zrozumienia uczuć i oczekiwań innych osób. Przykładowo nie zawsze podczas naszych spotkań panuje pozytywna atmosfera, trzeba umieć to zauważyć, rozpoznać źródło, i podjąć odpowiednie akcje. Może się tak zdarzyć, że ktoś nie uczestniczy aktywnie w spotkaniu. Warto wtedy wybadać co jest przyczyną, być może jest to sytuacja niezwiązana ze spotkaniem, a coś co wydarzyło się w życiu prywatnym. Wszyscy jesteśmy ludźmi i każdy może mieć gorszy dzień. To od nas, od facylitatorów, zależy jak zareagujemy do takiej sytuacji.
Przywództwo
Facylitator powinien umieć utrzymać skupienie uczestników na celu spotkania, tylko dzięki temu uczestnicy będą w stanie osiągnąć oczekiwane rezultaty. Każde spotkanie ma określony cel i założony slot czasowy na jego realizację. Żeby móc ten cel osiągnąć, trzeba umieć skracać niepotrzebne dyskusje, nie dopuszczać do tzw. “przegadania” tematu. Warto konkludować wypracowane wnioski, wprowadzając tym samym uczestników w kolejny etap spotkania.
Słuchanie
Facylitator musi umieć aktywnie słuchać i rozumieć co inni uczestnicy sesji próbują przekazać. Mówi się, że można słuchać, ale nie słyszeć tego co mówią inni. Facylitator musi mieć nie tylko wytężony słuch, ale również potrafić się skupić na wypowiedziach innych. Bywa, że ktoś może nie umieć sformułować swoich myśli, facylitator powinien rozpoznać takie sytuacje, i pomóc znaleźć właściwe słowa.
Zadawanie pytań
Dobry facylitator musi umieć zadawać pytania, które angażują grupę i motywują do dyskusji. Ten aspekt jest kluczowym elementem działań. Pokuszę się nawet na stwierdzenie, że facylitator, który nie zadaje pytań na spotkaniu, nie facylituje sesji. Dzięki pytaniom możemy nadać rozmowie odpowiedni tor, pomóc grupie utrzymać dyskusję w ryzach i skupić się na realizacji założonego celu.
Nastawienie na rozwiązywanie problemów
Niezależnie od sytuacji, w której facylitator się znajduje, powinien być zaznajomiony z różnymi technikami rozwiązywania problemów. Wśród nich można wymienić:
- Rozpoznawanie i definiowanie problemu;
- Wyłuskanie przyczyny zdefiniowanego problemu;
- Rozważanie zalet i wad wypracowanych rozwiązań;
- Wybór najlepszego, najkorzystniejszego rozwiązania;
- Wdrożenie rozwiązania;
- Ocenienie wyników.
Umiejętność rozwiązywania konfliktów
Po pierwsze, dobry facylitator powinien umieć rozpoznać, że owy konflikt się pojawił. Nie zawsze jest oczywiste, że coś złego dzieje się między uczestnikami. Jak wiadomo, nie trzeba podnosić tonu głosu, żeby krzyczeć czy się kłócić. Po drugie, po dobrym rozeznaniu, facylitator powinien umiejętnie podejść do rozwiązania konfliktu.
Akceptowanie innych i neutralność
Jedna z kluczowych umiejętności i jakie powinien posiadać dobry facylitator. Bez względu na to, czy zgadza się z danym pomysłem, czy jest to zupełnie sprzeczne z jego poglądami, powinien pozostać zupełnie neutralny co do prezentowanych i wypracowanych treści. Powinien również akceptować pomysły na usprawnienia do co procesu i jakości przeprowadzanej sesji. Nie chodzi o to, że facylitator musi zgadzać się na wszystko, ale żeby odpowiednio potrafił walidować sytuacje i akceptować rozwiązania, które najlepiej do niej pasują.
Jak rozpoznać skutecznego facylitatora?
Facylitatora ciężko jest ocenić przed tym zanim zobaczymy go w akcji. Oczywiście możemy kierować się opiniami innych i rekomendacjami jakie otrzymał. Ale najłatwiej facylitatora określić po tym jak działa. Warto przyjrzeć się jego pracy zarówno przed spotkaniem, w trakcie jak i po. Dobry facylitator będzie transparentne dzielił się planem kolejnych działań i jasno prezentował wypracowane elementy. Z pewnością powinien reprezentować sobą również wszystkie wymienione umiejętności i cechy. A więc wyżej wymieniona cechy facylitatora oo takie minimum, którego powinniśmy szukać.
Sprawdź nasze ostatnie wpisy:
