W innym poście pisałam o tym jak przygotować się do przeprowadzenia warsztatów online i o tym, jak można wykorzystać Miro do facylitacji takiej sesji. Poruszałam również temat związany z samym pojęciem facylitacji i rolą facylitatora. Dziś przyszedł czas na zebranie tego w spójną całość i przekazanie w Wasze ręce praktycznego poradnika pt facylitacja warsztatów online! W poniższym poście znajdziecie przepis na to jak przeprowadzić warsztaty od początku do końca, na co być szczególnie wyczulonym i jakie akcję podjąć w poszczególnych sytuacjach.
Początek warsztatów
Początek każdego spotkania, niezależnie od tego czy jest to spotkanie na żywo czy online, powinien polegać na zapoznaniu się uczestników. Osobiście lubię tę część przeprowadzać w sposób nieformalny. Mam na myśli podejście do tematu z większym luzem, pozytywnym nastawieniem, być może ze sporą dawką humoru. Zamiast standardowego opowiadania “kim jestem i jaka jest moja rola w firmie” wolę posłużyć się ciekawym icebreaker’em. Odpowiednio dobrany, może nie tylko pomóc nam przełamać lody, ale też poznać rolę i charakter każdego z zebranych.
Na początku warsztatów powinniśmy także wspólnie pochylić się nad agendą spotkania. Znajomość planu warsztatów daje nam lepszą perspektywę tego co dokładnie będzie się działo w ich trakcie. Dlatego, o ile to możliwe, agenda powinna być dostępna w zaproszeniu do spotkania, czy też wysłana w osobnej wiadomości. Da to możliwość uczestnikom lepszego przygotowania się do warsztatów, o ile takowe jest potrzebne.
Więcej o tym jak przygotować się do prowadzenia spotkania przeczytasz – tutaj.
Facylitacja warsztatów online – praktyczna ściąga
O tym jak będą przebiegać warsztaty nie decyduje tylko facylitator! To od wszystkich uczestników zależy jak będzie wyglądała współpraca. Od facylitatora zależy jaką formę przybierze spotkanie, jakie metody wybierze do angażowania, nawigowania, wspierania zespołu w osiągnięciu postawionego celu.
Poniżej kilka praktycznych porad dla osoby prowadzącej, które wspomogą płynność spotkania:
Nawiguj, lepiej niż Google Maps!
Naucz się co robić gdy dyskusja nie kończy się naturalnym wyciągnięciem wniosków. Drąż by dowiedzieć się co jest przyczyną. Czy grupa ma niewystarczającą ilość informacji? Czy są jakieś zależności, które musimy zweryfikować w osobnym czasie? Sugeruj zaparkowanie tematu i wrócenie do niego w odpowiednim momencie. Pamiętaj by go zaadresować, gdy nadejdzie pora.
Patrz na zegarek!
Pilnuj ram czasowych. Założone sloty czasowe na poszczególne etapy spotkania są ważne, i mają wspomagać uczestników w osiągnięciu założonych celów. Pamiętaj jednak, żeby być elastycznym i dostosowywać się do potrzeb grupy. Sztywne trzymanie się ram czasowych nie powinno nam przeszkadzać w realizacji celu spotkania.
Miej oczy z tyłu głowy!
Dobry facylitator to dobry obserwator. Ma oczy w tyłu głowy i potrafi dostrzec to, że ktoś nie bierze czynnego i aktywnego udziału w spotkaniu. Spróbuj odnaleźć przyczynę takiego zachowania. Czy ktoś nie czuje się komfortowo? Czy zdarzyło się coś co ugasiło chęć udziału w dyskusji? Zbadaj koniecznie taki symptom i odpowiednio zareaguj! Być może potrzebna jest przerwa, nie boj się w ekstremalnych przypadkach przerwać spotkania.
Ucinaj niepotrzebne “szepty”!
Facylitator powinien skupiać się na całości spotkania, tzn., że powinien widzieć co dzieje się na całej sali, lub jak w naszym przypadku na całym call’u. W przypadku warsztatów online “side conversation” najczęściej nie mają miejsce w formie werbalnej. Uczestnicy mogą gubić skupienie poprzez rozmowy na Slacku, czy innych komunikatorach. O ile dogadują, uszczegóławiają jakiś wątek związany z tym co dzieje się na spotkaniu, to przeważnie nie ma nic w tym złego. Trzeba być jednak wyczulonym na to by nie zboczyli np. na relację Make Life Harder na swoim telefonie, czy w inne czeluści internetu.
Kończ konflikty nim rozpocznie się wojna!
Zdarza się, że uczestnicy warsztatów mają zupełnie odmienne zdanie na omawiany temat. I od spokojnej wymiany argumentów dochodzi do lawiny niepotrzebnych epitetów i przekształcenia elokwentnej dyskusji w uliczną wymianę zdań. Facylitator powinien wyłapywać takie potencjalne konflikty i gasić je nim rozpęta się wojna.
Jak dobrze podsumować warsztat?
Kilka powyższych wskazówek ma Cię wyczulić byś zwracał uwagę na rzeczy teoretycznie oczywiste. Dzięki podążaniu za nimi możesz być pewny, że niezależnie od wybranych technik facylitacji warsztat powinien pójść sprawnie. Jednak jest jeszcze jedna szalenie ważna rzecz, o której nigdy nie należy zapomnieć. Podsumowanie warsztatów czy spotkania. Na koniec każdej sesji należy zebrać wnioski, plan działań i jeszcze raz głośno całość powtórzyć. Warto by takie bullet points były zapisane gdzieś w widocznym dla wszystkich miejscu. Tablica Miro świetnie się do tego nadaje. Takie podsumowanie może być wykonane przez facylitatora w formie przemówienia. Alternatywnym scenariuszem może być prośba do uczestników by przedstawili wnioski swoich działań, wtedy Ty jako facylitator możesz pokrótce omówić dalsze kroki na jakie się zgodziliście. Osobiście częściej wybieram to drugie rozwiązanie. Dzięki temu mam większą pewność, że uczestnicy są zaangażowany w cały warsztat, od początku do końca.
A więc do dzieła!
No i to by było na tyle jeżeli chodzi o praktyczne wskazówki. Jak widzisz, nie ma ich wiele. A to dlatego, że wychodzę z założenia, że warto skupić się na podstawach. Dzięki ich opanowaniu będziesz w stanie zapanować nad prowadzeniem każdej sesji. Pilnowanie czasu, pomoc w wyciąganiu wniosków, kontrolowanie pobocznej komunikacji, to wszystko zbliży zespół czy grupę, której pomagasz w osiągnięciu zamierzonych celów. A więc do dzieła i powodzenia!
Sprawdź nasze ostatnie wpisy:
