W ostatnim czasie sporo rozmyślałam o Manifeście Agile, o jego znaczeniu i postrzeganiu w moim otoczeniu. Najbardziej skupiłam się nad punktem „ludzie i interakcje ponad procesy i narzędzia” i zaczęłam myśleć o tym, jak ta zasada działa w moim otoczeniu. Wśród wielu pomysłów i obserwacji, dotarłam do refleksji o komunikacji. Zauważyłam, że w wielu sytuacjach procesy i narzędzia stają się dla nas przeszkodą w dojściu do porozumienia, a czasami nawet kością niezgody. Postanowiłam podzielić się z Wami trzema zasadami, którymi kieruję się na co dzień w komunikacji z innymi, a które w mojej opinii świetnie wpisują się w zwinny manifest. 

Zobacz także: Zasady Agile Manifesto – dwanaście zasad, które zmieniają wszystko

Zasada 1: Szukaj wspólnego celu, bądź gotowy na kompromisy i nieszablonowe rozwiązania

W pierwszej zasadzie chodzi o bycie otwartym na innych i ich otoczenie. Gdy z kimś rozmawiamy, załatwiamy jakąś sprawę czy po prostu razem pracujemy, powinniśmy klarownie wyrażać nasz cel i zbadać, czy dla wszystkich stron rozmowy jest on taki sam. Nie ma co się oszukiwać, nie zawsze będziemy mieli takie same zrozumienie punktu, do którego zmierzamy. Z pewnością nie zaszkodzi powiedzieć o celu na starcie spotkania, czy przed wyrażeniem jakiejś opinii, stanowiska.

Przykład 1

Spójrzmy na przykład związany z  „procesami i narzędziami”. Być może w Twoim zespole czy firmie korzystacie z jakiegoś konkretnego szablonu lub procesu, który utrudnia wam dojście do zamierzonego celu? Zakładam, że istnieje jakieś obejście, nieszablonowe rozwiązanie, innowacja czy krótsza droga. Rozważ, czy kurczowe trzymanie się procesu da Ci więcej korzyści niż chwilowe lub jednorazowe przekroczenie standardu. W takiej sytuacji zawsze polecam zadać pytanie „co przyniesie nam większą wartość?”.

Przykład 2

Inna sytuacja. Wyobraź sobie że kolega właśnie nie przyszedł na spotkanie dot. nowego produktu bez powiadomienia Cię o tym fakcie. Jesteś na niego wściekła, bo specjalnie przyjechałaś do biura wcześniej, przygotowałaś się, a teraz straciłaś czas. Postanawiasz, że napiszesz mu oficjalną wiadomość o tym, że to co się wydarzyło jest nieprofesjonalne, niemiłe i masz nadzieję, że wyznaczy nowy termin i się na nim pojawi. Możesz też wybrać drugą opcję: zadzwonisz i zapytasz czy wszystko w porządku, a kończąc rozmowę poprosisz o nowy termin i zachęcisz do informowania w przypadku zmiany planów. Gwarantuję, że przy opcji drugiej „ludzie i interakcje” zadziałają zdecydowanie lepiej, a wasze relacje wejdą na wyższy poziom. 

Zasada 2: Napisz dwa zdania więcej, wyjaśnij co masz na myśli lub co się dzieje w omawianym temacie

Jestem zwolenniczką przejrzystości na każdym szczeblu działania. Dzięki takiemu podejściu  osiągamy wyższy poziom zrozumienia, dajemy szansę nowym pomysłom i szerszemu spojrzeniu działać na naszą korzyść. W tym przypadku „ludzie i interakcje” przejawia się w prostej sprawie, jaką jest postawienie się w skórze drugiego człowieka i spojrzenie chwilowo jego oczami na sytuację. Czy to co mówię jest zrozumiałe? Czy przekazałam pełny obraz sytuacji? 

Jak to wygląda w praktyce?

Przykładów mogłabym tu napisać bardzo dużo. Jest jednak jeden klasyczny przypadek, który zapewne wielu z Was mogłoby dopasować do swojego środowiska. Wyobraź sobie, że znajomy z pracy pyta Cię co dzieje się w sprawie zgłoszonego przez niego błędu. Odpowiadasz zgodnie z prawdą „pracuję nad tym”. Kolega dopytuje „a kiedy to będzie rozwiązane”, na co odpowiadasz „za dwa miesiące”.

Nie wiem jak Ty byś zareagowała na miejscu pytającego, ja chyba miałabym ciśnienie ponad normę ;). A co by było gdyby zamiast „pracuję nad tym” powiedzieć „zajęłam się tym błędem od razu po zgłoszeniu, obecnie czekam na wyjaśnienie sytuacji po stronie dostawcy, poproszę ich o status i dam Ci znać”, a w miejsce „za dwa miesiące” wstawić „niestety, wstępna estymacja to dwa miesiące, a wynika to z faktu, że aby wprowadzić poprawkę, musimy zintegrować dwa inne systemy, staramy się znaleźć rozwiązanie tymczasowe”. Ja wiem! Rozstalibyśmy się wszyscy w pokoju :). Może nie daje to oczekiwanej odpowiedzi, ale stawia sytuację jasno, a odbiorca czuje się zaopiekowany i rozumie co się dzieje. Kilka słów więcej – trochę intensywniejsza interakcja i mamy to!

Zasada 3: Kiedy tylko możesz rozmawiaj, nie pisz, a zadzwoń lub się spotkaj

I nie, nie chodzi mi o generowanie ton spotkań ;). Nie od dziś komunikacja pisemna dominuje w naszym życiu codziennym i zawodowym. Dokładnie tak samo, nie od wczoraj generuje to więcej konfliktów niż byśmy tego sobie życzyli. Pisząc, nie słyszymy tonu głosu, czy nie widzimy wyrazu twarzy naszego odbiorcy. Często ciężko wyrazić emocje, potrzebę, a przekaz niewerbalny jest przecież mocnym zawodnikiem jeśli mowa o zrozumieniu drugiego człowieka. 

W tej zasadzie wybrzmiewa mocno „ludzie i interakcje” w pełnej okazałości. Siadając razem do stołu więcej rozwiążemy, niż poprzez maile, gdzie przerzucanie tematów może potrwać wieki. Rozmowa czy spotkanie uwalniają cały szereg możliwości komunikacyjnych, których nie ma gdy piszemy. Gdy mamy kogoś naprzeciwko siebie, możemy się także poznać lepiej, nawiązać relacje i uzyskać większe zrozumienie sytuacji w jakiej się znaleźliśmy. 

„Z życia wzięte”

Dla przykładu, opowiem o mojej praktyce, która źródło ma w powyższym kawałku tekstu. Zawsze gdy zaczynam współpracę z nową osobą w firmie, dzwonię do niej lub umawiam krótkie spotkanie zapoznawcze. Przedstawiam się, mówię czym się zajmuję i dlaczego się kontaktuję. Wyjaśniam potrzebę i opisuję następne kroki, dopytuję czy dobrze trafiłam i czy ktoś jeszcze powinien być zaangażowany. Dopiero po takim wstępie ruszamy wspólnie do działania. Ktoś powie, że nie zawsze się tak da – wg mnie, da się, trzeba tylko chcieć i pokombinować. A nawet, jeśli nie, to poświęcić chwilę na przedstawienie siebie, celu i zebranej grupy już na starcie spotkania. By nikt nie czuł, że jest tu jako piąte koło u wozu i nic nie wnosi. 

Podsumowanie 

Ludzie i interakcje zachodzące między nimi to przedmiot wielu publikacji, prac, badań – zakładam więc, że moje trzy zasady to zaledwie ułamek dobrych sposobów na osiąganie sukcesu w komunikacji. Z całego Manifestu Agile ta zasada rezonuje we mnie najsilniej, bo uważam, że dobra komunikacja międzyludzka to prawdziwy klucz do osiągania coraz lepszych wyników i dostarczania wartości z naszej pracy czy produktów. Dlatego, polecam moje trzy żelazne zasady i pilnowanie siebie, by w relacjach nie zasłaniać się „procesami i narzędziami” :).


Sprawdź nasze ostatnie wpisy: