Kolejny Nowy Rok za nami, a raczej już zaraz przed nami. Dla wielu końcówka roku jak i początek nowego to czas na pewnego rodzaju podsumowania, refleksje i stawianie sobie nowych postanowień. Kto nie zna kogoś, kto co roku jak mantra powtarza “od nowego roku przechodzę na dietę” albo “w styczniu zapisuje się na siłownie”. Niestety, te postanowienia często kończą się fiaskiem, i to wcale nie dlatego, że nie chcemy żeby tak się stało, a dlatego, że nie określamy sobie dokładnie tego, co chcemy osiągnąć. Nie wytyczamy też kroków, które pozwolą nam zrealizować nasze założenia czy plany. Jednym z narzędzi, które może przybliżyć nas w realizacji naszych postanowień są OKRy, czyli Objectives and Key Results. Mogą być one używane nie tylko w środowisku pracy, ale i z powodzeniem wykorzystywane w realizacji naszych prywatnych planów. Przyjrzyjmy się bliżej temu prostemu, a zarazem potężnemu narzędziu.
OKR – Krótka historia
OKRy to metoda wspólnego wyznaczania ambitnych celów stosowana przez jednostki, zespoły czy też całe organizacje. Została opracowana przez Andyego Grove’a podczas jego pracy w firmie Intel. Co ważne, zainspirował się on pracą Petera Druckera na temat MBO (Management by Objectives) i dostosował ją do swoich potrzeb. Sama nazwa – OKR – pojawiła się jednak nieco później. John Doerr jako propagator idei w 1999 roku odwiedził siedzibę Google i zaprezentował następujące punkty:
O: Zbudowanie modelu planowania dla firmy, który będzie mierzony trzema kluczowymi wynikami:
KR1: Ukończenie prezentacji o OKR w zaplanowanym czasie.
KR2: Stworzenie przykładowego zestawu kwartalnych OKR-ów Google.
KR3: Zdobycie zgody zarządu na trzymiesięczną próbę stosowania OKR.
I to był krok milowy w propagacji rozwiązania proponowanego przez Andyego. Googlowcy zgodzili się na wypróbowanie narzędzia i stosują go z zadowoleniem do dnia dzisiejszego. John Doerr po latach szerzenia idei OKRów opisał ją i właśnie m.in. przebieg spotkania w Google w książce “Measure What Matters”. Pozycję polecam wszystkim zainteresowanym pogłębieniem swojej wiedzy, zwłaszcza na temat organizacji, które korzystają na co dzień z OKR.
Zainteresowanych historią powstania teorii OKR zapraszam na stronę autora. Ciekawym materiałem może też być fragment wystąpienia Andyego Grove’a przedstawiającą podstawy idei:
Czym są OKRy
Wróćmy jednak do samej definicji OKRów. Składają się one z dwóch składowych Objectives i Key Results. Próbując przetłumaczyć nazwy na język polski moglibyśmy otrzymać: Osiągnięcia i Kluczowe Rezultaty, co w sumie całkiem nie najgorzej opisuje to, co chcemy mieć w każdym kroku.
Objectives, czyli Osiągnięcia
Jest to hasło, które opisuje to co chcemy osiągnąć. Jakościowy opis naszego wyzwania, z którym zamierzamy się zmierzyć, czy też je osiągnąć. Inne cechy Objectives to:
- Łatwe do zapamiętania,
- Zachęca do zaangażowania się,
Innym przymiotnikiem, które mogłoby nam pomóc opisać Objective jest “chwytliwość”. Co mam na myśli? Chodzi o to, że nasz jakościowy cel powinien być prosty, łatwy do zapamiętania i motywować do działania. Coś na zasadzie chwytliwego hasła reklamowego, które wszystkim mocno zapada w pamięć. Jeżeli mowa o postanowieniach noworocznych i lepszej sylwetce naszym Objective mogłoby być “Chcę mieć płaski brzuch, by dobrze wyglądać w lecie na plaży”. Brzmi znajomo? Zawsze ciężej z realizacją :). Samo wypowiedzenie tego zdania nie sprawi, że zmieni się nasza sylwetka. Potrzebny jest sposób na to żeby nas zmotywować i pomóc nam zmierzyć nasz postęp i rezultaty. Bo tak naprawdę dopiero stworzyliśmy jakościowy cel, czyli określiliśmy to co chcemy osiągnąć. Teraz przyszedł czas na to żeby wyznaczyć sobie jak zmierzymy sukces naszych działań. Inaczej mówiąc jak odpowiemy na pytanie czy nasz cel został osiągnięty? Tu z pomocą przychodzą KRy.
Key Results, czyli Kluczowe Rezultaty
Skoro już wiemy co chcemy osiągnąć, warto wyznaczyć kroki, które pozwolą nam to zrealizować i opisać je jako Kluczowe Rezultaty. Powinny być one opisane w sposób mierzalny, tzn. w taki, żebyśmy “zero-jedynkowo”, bez żadnych wątpliwości, mogli określić czy dany punkt udało nam się zrealizować, czy też nie. Wracając do przykładu płaskiego brzucha, czy modelowania sylwetki moglibyśmy wyznaczyć następujące KRy:
- W październiku obwód w pasie zmniejszy się do 65 cm.
- Waga w listopadzie będzie wynosić 55 kg.
Jak widać to dwa Kluczowe Rezultaty, które pomogą nam zmierzyć realizację naszego celu. Co ważne, nie powinniśmy tworzyć długiej listy KRów, a jedynie wyznaczyć trzy do pięciu rzeczy, które chcemy zrealizować. Zbyt obszerna lista może zabierać zarówno swobodę w realizacji jak i powodować zbyt duże rozproszenie. W tym wypadku mniej znaczy lepiej. Zauważcie jeszcze, że w naszym przykładzie nie zdefiniowaliśmy jak chcemy osiągnąć każdy z rezultatów. Mamy tu swobodę działania.
Na jakie kadencje ustawiać OKR?
Kadencja OKR, czyli czas w jakim zrealizujemy cel, to sprawa indywidualna każdej organizacji czy nas samych. Z mojego doświadczenie wynika, że kwartał jest najoptymalniejszym wyborem w kontekście organizacji, z kolei w moim prywatnych sprawach lepiej sprawdza mi się miesięczny okres. Przy wyborze długości cyklu należy pamiętać, że samo wyznaczenie Objective i Key Results to tylko połowa sukcesu. Później jeszcze dochodzi ich bieżąca weryfikacja i weryfikowanie postępów. I tak naprawdę ponowne uruchamianie całej procedury wyznaczania na nowo. To wszystko może być bardzo czasochłonne, zwłaszcza przy pierwszych naszych próbach, warto więc dobrze się zastanowić nad wymiarem ram czasowych.
Jak weryfikować postępy?
Do weryfikacji postępów służy człon KR, czyli sprawdzanie rezultatów naszych mierzalnych celi. Jak to robić? Można ustalić pewną skalę ocen. Przykładowo oceniać procentowo nasze rezultaty. Alternatywą może być też podążanie za praktyką stosowana przez Google i ocenianie naszych kluczowych rezultatów w skali od 0 do 1. Poniżej schemat oceniania KRów przez Google:
- 0.0-0,3 – nie zrobiliśmy znaczących postępów w realizacji OKR (kolor czerwony),
- 0,4-0,6 – zrobiliśmy postęp, ale nie udało nam się osiągnąć w pełni Kluczowych Rezultatów (kolor pomarańczowy),
- 0,7-1.0 – zrealizowaliśmy to co sobie założyliśmy (kolor zielony).
Jak widać, dla ułatwienia, do miar przypisane są kolory, które przy transparentnym prezentowaniu naszych OKR pozwalają uchwycić gdzie jesteśmy z naszymi punktami. Dobrą praktyką jest inspekcja naszych działań i aktualizowanie oceny rezultatów możliwie na bieżąco. Przy dłuższej kadencji proponowałabym weryfikację raz na dwa – trzy tygodnie.
Podsumowanie
OKR mogą służyć zarówno do wyznaczania naszych personalnych celów jak i do wsparcia działań naszej organizacji, czy wyznaczania rozwoju produktu. Są prostą i transparentną metodą i pewnie m.in. dzięki temu cieszą się coraz większą popularnością. Są wykorzystywane m.in. przez Google, Intel, YouTube, Adobe, i oczywiście Agile Hunters. Nie mają sztywnego sposobu wyznaczania czy weryfikowania osiągnięć. John Doerr wręcz namawia do tego, żeby eksperymentować zarówno z jednym i drugim i dostosowywać do potrzeb. Co ważne OKR mimo swojej prostoty mogą nie przynieść oczekiwanych rezultatów czy przewrotu w naszych działaniach w pierwszej próbie. Samo ich ustalenie nie gwarantuje sukcesu, zresztą tak samo jak przy wyborze celu każdą inną metodą. To, że powiem “chcę ważyć 5 kg mniej przed najbliższymi wakacjami” magicznie samo się nie zadzieje. Ważna jest samodyscyplina, dążenie do realizacji wybranych celów i wiara w to, że może się udać.
Sprawdź nasze ostatnie wpisy:
