Sprint Retrospective to jedno z pięciu wydarzeń w Scrum. Jego głównym celem jest stworzenie planu działań, których realizacja ma nas przybliżyć do podniesienia jakości i efektywności wykonywanej pracy. Można pokusić się o stwierdzenie, że Sprint Retrospective jest jednym z najstarszych elementów we frameworku. Już na początku istnienia Scruma, w fazie Game, wyróżniano proces Adjust, który miał zbliżyć członków zespołu do osiągania coraz to lepszych wyników. Oczywiście od momentu, w którym Scrum był opisywany jako gra, do dnia dzisiejszego minęło sporo czasu. Wróćmy jednak do meritum artykułu. Skuteczne Sprint Retrospective, czyli jakie? Wiele lat doświadczenia pokazało mi, że spotkanie na którym dużo się śmiejemy, czy żwawo dyskutujemy, wcale nie oznacza, że jest ono skuteczne. Jak zatem to zmierzyć, czy stwierdzić? Jakie jest magiczne siedem kroków, po których łatwiej będzie nam to zweryfikować? Sprawdźcie poniżej!  

Wszystkich którzy są zainteresowani historią Scruma odsyłamy do naszych poprzednich wpisów:

  1. Krótko o historii Scruma – Scrum ewolucja I
  2. Scrum ewolucja II – najciekawsze zmiany w Scrum Guide
  3. Scrum ewolucja III – adaptacja Scruma

Krok pierwszy – przygotuj się do spotkania 

Sprawy organizacyjne 

Zacznijmy od początku. Żeby przeprowadzić skuteczne Sprint Retrospective, należy się do niego odpowiednio przygotować. Pierwszym krokiem z pewnością jest założenie cyklicznego spotkania zamykającego każdy Sprint. Jeżeli Wasze Sprinty są tygodniowe to znaczy, że Sprint Retrospective będzie odbywać się raz w tygodniu. Wtedy z reguły jego długość nie powinna przekraczać 45 minut. Gdy macie Sprinty dwutygodniowe, wówczas będziecie spotykać się raz na dwa tygodnie, itd. Założenie wydarzenia to jedno, drugim elementem jest zaproszenie odpowiednich osób. W Sprint Retrospective powinien uczestniczyć każdy członek Scrum Team, bez wyjątku. Oczywiście osobnym przypadkiem są sytuacje wyjątkowe, czy urlopy w zespole. Jedne i drugie nie powinny wpływać na sekwencję i długość Sprint Retrospective. 

Do urlopów w zespole można i trzeba się odpowiednio przygotować. Jedną z takich sytuacji jest okres świąteczno-noworoczny, kiedy to urlopy są planowane przez większą część zespołu. Co można zrobić w takiej sytuacji? Kiedy jedni pracują, a inni nie? Jedną z praktyk, którą stosuję w takich sytuacjach, jest wydłużenie Sprintu. Należy oczywiście przy tym pamiętać, żeby nie trwał on zbyt długo. 

Kiedy Sprint trwa zbyt długo, Cel Sprintu może się zdezaktualizować, może zwiększyć się złożoność, a ryzyko może wzrosnąć. 

Scrum Guide, Listopad 2020 

Treść spotkania 

Gdy sprawy organizacyjne mamy już za sobą, należy się zastanowić nad planem spotkania. Tutaj oczywiście, można posłużyć się całą masą dostępnych szablonów i scenariuszy na Sprint Retrospective, które często odzwierciedlają model retrospektywy wg Derby i Larsen. Nie jest to jednak konieczne. To od nas, organizatorów, facylitatorów, czyli najczęściej Scrum Masterów, zależy jaki scenariusz będzie miało spotkanie.

skuteczne sprint retrospective
Model Derby i Larsen.

Mitem jest stwierdzenie, że Scrum Master musi prowadzić to spotkanie. Jest to natomiast bardzo często spotykana praktyka. Scrum Master owszem: dba o to, aby wszystkie wydarzenia scrumowe się odbywały, były konstruktywne i produktywne oraz by mieściły się w wyznaczonych ramach czasowych. Nie jest jednak zobowiązany do przeprowadzenia każdego Sprint Retrospective.

Dla uproszczenia przyjmijmy jednak, że to Scrum Master będzie prowadził kolejne wydarzenie. Na początku powinien się on zastanowić jak najlepiej może wspomóc Scrum Team w osiągnięciu celu spotkania. Jak może pomóc zespołowi odpowiednio zidentyfikować elementy pracy, których poprawa może zwiększyć ich produktywność i efektywność. Ważne jest więc jaką technikę wybierze. Niezależnie od tego czy będzie to zwykła rozmowa, czy konkretna metoda, kluczowe jest to, aby była odpowiednio przemyślana i dobrana do stopnia dojrzałości, rozwoju i potrzeb Scrum Teamu.  

Krok drugi – rozpocznij dobrze 

Koniecznie zacznij od rozgrzewki. Tak jak w szkole na wf-ie nie podchodziliśmy do biegu na 60 metrów bez odpowiednich ćwiczeń, tak i tutaj, nie powinniśmy przechodzić do sedna spotkania bez odpowiedniego przygotowania. Po pierwsze warto przedstawić lub też przypomnieć cel spotkania. Dlaczego tu jesteśmy i dlaczego to takie ważne. Celem biegania w szkole było podnoszenie naszej kondycji i wydolności. Myśląc o biegu na 60 metrów mam w głowie jasną wizję celu. Wystartować w porę, biec i dobiec, czyli przekroczyć metę. Dodatkowo warto to zrobić w jak najkrótszym czasie, nie potknąć się, nie upaść. Ważne jest to co się dzieje w trakcie biegu. Analogicznie możemy się zastanowić nad celem Sprint Retrospective. Wszystko, co dzieję się podczas wydarzenia, jest istotne. Nie chodzi jedynie o osiągnięcie celu, ale o całą drogę i doświadczenie jakie zdobędziemy. 

Krok trzeci – zbierz tematy i wybierz ten do dyskusji 

Niezależnie od tego jaką formę przybierze wasze Sprint Retrospective, ważne żeby rozmawiać o rzeczach, które są istotne dla całego Scrum Teamu. Bywa, że jako Scrum Master przychodzisz na spotkanie z konkretnym tematem. W ramach jednego ze swoich obowiązków, sprawdzałeś przecież jak się sprawy mają w zespole przez cały Sprint i masz pomysł czym się zająć. Być może zaplanowałeś na dziś dyskusję o Definicji Ukończenia. Przychodzisz więc na spotkanie z całym scenariuszem spotkania, z dobranymi odpowiednimi technikami, które na pewno pomogą Wam przejść przez dyskusję. Widzisz jednak, że na spotkaniu panuje inna niż zazwyczaj atmosfera, ktoś może nawet podniesie “a może byśmy dzisiaj porozmawiali o …”.

W tym momencie powinieneś pokazać swoją zwinność i umiejętność dostosowania się do zmian. Zamiast mówić “nie,nie nie, dziś będziemy rozmawiać o Definicji Ukończenia” skupcie się na zaproponowanym temacie. Omówcie to co jest ważne dla całego zespołu. Nie trzymaj się kurczowo swojego planu. Jeżeli temat, z którym przyszedłeś na spotkanie również wymaga dyskusji, w bliższej niż dalszej perspektywie, zorganizuj przestrzeń do jego omówienia. Scrum nie zakazuje dodatkowych inicjatyw. Wręcz przeciwnie, Sprint jest jednym z wydarzeń, podczas którego nieustannie dbamy o jakość naszej pracy, wprowadzając odpowiednie akcje. Dlaczego więc nie zorganizować osobnej, dodatkowej sesji właśnie na rozmowę o Definicji Ukończenia? 

O czym rozmawiać na Sprint Retrospective

Pamiętaj, że Scrum Team nie powinien skupiać się tylko na rzeczach do usprawnienia, ale również na pozytywnych aspektach współpracy. Wzajemne docenianie siebie i pracy w Sprincie, jest czymś co często jeszcze mocniej motywuje zespoły do działania. 

Warto dać szansę wypowiedzieć się wszystkim uczestnikom spotkania. Każdy powinien mieć jednakowe szanse na zgłoszenie swojego tematu do dyskusji, każdy może mieć przecież inne obserwacje. Zdecydujcie wspólnie o czym chcecie rozmawiać, co chcecie polepszyć w waszej pracy. Jak to zrobić? Metod jest wiele. Najłatwiej wykorzystać opcję głosowania, które może przybrać formę Dot Voting, kciuków w górę, oceny 0-1, etc. Nie ważna jest technika, ważny jest efekt. 

Krok czwarty – rozpocznij dyskusję 

Po wybraniu tematu lub tematów do dalszej dyskusji przyszedł czas i na nią. Moim zdaniem to swoiste serce każdej Sprint Retrospective. To dzięki produktywnej rozmowie jesteśmy w stanie stworzyć plan działania. Z reguły na tą część z zespołami poświęcam najwięcej czasu. Oczywiście staram się nie dopuszczać do “przegadania” tematu. Dbam o to, żeby dyskusja była owocna, a każdy miał szansę się wypowiedzieć. Używam wielu technik, chociaż często, te najprostsze, sprawdzają się najlepiej. Zadaję więc różnego rodzaju pytania, parafrazuje i upewniam się, że wszyscy jesteśmy “on the same page”. To szalenie ważne.

Czasem gdy przychodzę do nowej organizacji, w której wszyscy zgodnie twierdzą, że pracują w Scrum, okazuje się, że dla nich równa się to projektowi na Jirze. I jeszcze dziwią się, że Scrum u nich nie działa. Takie sytuacje jeszcze bardziej utwierdzają mnie w przekonaniu, że warto mieć słowniczek zespołowy, upewniać się, że nie ma niedomówień. Zawsze, niezależnie od tego czy rozmawiamy o projekcie, czy o zasadach komunikacji czy o samym procesie. 

Warto ustawić sobie ramy czasowe na konkretny temat. Przykładowo, 10 minut na dyskusję o każdym z wątków. Nie oznacza to jednak, że po tych dziesięciu minutach przerywamy, gdy dyskusja trwa. Owszem, sprawdzamy wtedy, czy temat został już wyczerpany i czy możemy stworzyć plan działań. Jeżeli wciąż nie mamy konsensusu warto poświęcić trochę więcej czasu. O ile oczywiście jest to temat dalej interesujący dla Scrum Teamu, a nie dyskusja o niczym. Podobnie ramy czasowe powinny działać w drugą stronę. Jeżeli po 5 minutach stwierdzimy, że wiemy co możemy zrobić z danym zagadnieniem, nie przedłużajmy rozmowy na siłę. Ramy czasowe mają nam pomagać, a nie przeszkadzać. 

Krok piąty – ustal plan działania

Gdy rozmawiamy o tym, co nie działa w naszej współpracy, mamy pewnie z tyłu głowy wizję tego, że chcemy to usprawnić, polepszyć. Zależy nam na dokonaniu pewnych zmian, aby jakość naszej pracy, a przez to i radość z tego co robimy były większe. Żeby wprowadzić wspomniane ulepszenia trzeba opracować plan działań. Pod tym sformułowaniem kryją się kroki, które Scrum Team musi wykonać, by móc sprawdzić czy postawiona hipoteza przyniesie oczekiwaną poprawę. Warto określić również kiedy dane akcje muszą się wydarzyć, żeby mogły przynieść oczekiwane rezultaty. Kolejne Sprint Retrospective powinno być czasem, podczas którego sprawdzamy jak zaproponowane zmiany wpłynęły na naszą pracę. Nie jest ona jednak jedyną okazją do zweryfikowania tego jak się sprawy mają. Jako, że cały Sprint jest wydarzeniem, które ma służyć inspekcji i adaptacji naszej pracy, warto wracać do podjętych decyzji i walidacji podjętych działań, częściej niż tylko na Sprint Retrospecitve. 

Warto zaznaczyć, że nie wszystkie wyzwania, z którymi się mierzymy są możliwe do rozwiązania podczas jednego Sprintu. Być może, usprawnienie, które chcemy wprowadzić jest dość skomplikowane lub czasochłonne. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby pracować nad jakąś zmianą dłużej. Warto jednak ustalić wówczas mniejsze kroki i sprawdzać systematycznie, czy ich realizacja spełniają nasze oczekiwania. Może się tak zdarzyć, że postawiona hipoteza przestanie mieć tak dużą wagę dla zespołu i zaistnieje potrzeba jej modyfikacji. Z długoterminowymi zmianami jest tak, jak ze zbyt długimi Sprintami, trzeba być czujnym by nie stracić z horyzontu Celu Produktu, czy celu zaproponowanego usprawnienia.

Krok szósty – podsumuj spotkanie 

Szalenie ważny element, bez podsumowania nie powinniśmy kończyć spotkania. Jeszcze raz warto podkreślić na co się wspólnie razem zgodziliśmy, jakie są kroki działań i kiedy będziemy analizować jak sprawdza się nasza hipoteza. Z obserwacji Sprint Retrospectives Scrum Teams do których nie należę, zauważam, że ten krok jest często pomijany, gdyż teoretycznie wszyscy wszystko wiedzą. W praktyce jednak zdarza się, że ustalony plan został inaczej zapisany niż uzgodniono. Warto więc jeszcze raz, na samym końcu wydarzenia, upewnić się co do spójności naszych przemyśleń. Da to nam to pewność, że wszyscy jesteśmy “on the same page”. 

Krok siódmy – zbierz feedback 

Ostatnim krokiem, równie wartościowym co pozostałe, jest zebranie informacji zwrotnej odnośnie całego spotkania. Mam na myśli tutaj poziom facylitacji, jakość przeprowadzenia spotkania, wartość jaką uczestnicy znaleźli w wydarzeniu, itp. Dzięki takim informacjom jesteśmy w stanie sprawdzić jak wartościowe, a co za tym idzie, skuteczne Sprint Retrospective było. Warto zbierać podobny feedback, po każdym spotkaniu, żeby móc porównywać zebrane informacje. Co prawda, każda odsłona jest inna, i nic nie zastąpi empirycznego podejścia do weryfikacji skuteczności naszego spotkania, ale warto sprawdzać podobne miary ze Sprintu na Sprint. Skuteczne Sprint Retrospective to z pewnością takie, podczas którego wypracujemy plan, którego realizacja przyniesie oczekiwane rezultaty, ale i nie tylko. Również, jeżeli zaproponowany plan nie pozwoli nam poprawić jakości pracy, nic się nie dzieje. Scrum służy do eksperymentowania i próbowania różnych rzeczy. Nie bójmy się więc, że jeżeli opracujemy “zły” plan to nasze spotkanie kończy się fiaskiem. 

skuteczne sprint retrospective
Skuteczne Sprint Retrospective

Skuteczne Sprint Retrospective  

Wydarzenie, podczas którego obecny jest cały Scrum Team, gdzie wspólnie, z pełnym zaufaniem, omawia się nie tylko największe bolączki, ale również prowadzi dyskutuje o radościach i ostatnich osiągnięciach całego zespołu i produktu, można powoli zacząć zaliczać do skutecznych. Żeby w pełni ogłosić sukces trzeba do tego dodać jeszcze stworzenie odpowiedniego planu, który pozwoli usprawnić i rozwiązać wspomniane bolączki lub oczywiście kontynuować dobrą passę. Konieczna jest również weryfikacja kroków działania w trakcie realizacji i zwinne podejście do postawionych założeń. Finalnym elementem jest ostateczna realizacja usprawnień i sprawdzenie jak wprowadzone zmiany adresują przedstawiony problem oraz wyciągnięcie wniosków na przyszłość. Tylko tyle i aż tyle.

Skuteczne Sprint Retrospective nie musi wcale mieć określonej struktury. Powyższe kroki mają nas zbliżać do tego sukcesu i z pewnością warto podążać zgodnie z nimi. Dzięki nim możemy mieć większą pewność, że zrobiliśmy wszystko, aby spotkanie miało pewny, powtarzalny, standard. Co powinno pozwolić nam dbać o wartościowość tego wydarzenia w podobny sposób. 


Sprawdź nasze poprzednie wpisy: