Sprint Retrospective – trzy błędy, które psują to spotkanie

Jedna z ostatnich rozmów z praktykami Scruma zainspirowała mnie do napisania o trzech najczęściej popełnianych błędach w prowadzeniu Sprint Retrospective. Zapewne każdy Scrum Master spotkał się choć raz w swojej karierze z niechęcią zespołu do tego wydarzenia. Rozprawmy się zatem z najpopularniejszymi czynnikami, które skutecznie do tego doprowadzają. 

Monotonne Sprint Retrospective

Wielu członków zespołów pracujących w Scrumie uznaje na początku to spotkanie jako zbędne i nudne. Takie, które trzeba odklepać i już. Z mojego doświadczenia wynika, że takie głosy pojawiają się najczęściej, gdy Scrum Master „odklepuje” formułę spotkania powtarzając formę (np. Start, Stop, Continue) w kółko. Wydawałoby się to błahe, ale zmiana ćwiczenia, czy przejście na najzwyklejszą rozmowę potrafi odgrzebać najbardziej skryte tematy w zespole. Czasami odrobina kreatywności pozwala na dodatkową przestrzeń do integracji i wzajemnego poznania się, a co za tym idzie, przyczynia się to do budowania zaufania. Jak wiadomo, gdy zespół ufa sobie bardziej, łatwiej przeprowadzić inspekcję i adaptację. 

Kilka pomysłów jak poradzić sobie z monotonią:

  1. Nie powtarzaj gier czyformy spotkania przez więcej niż 4-6 spotkań z rzędu 
  2. Raz na jakiś czas pozwól zespołowi odpocząć od gier – przeprowadź zwykłą rozmowę 
  3. Zapytaj zespołu co sądzą o Sprint Retrospective i razem wypracujcie odpowiednią dla wszystkich formę 
  4. Rotujcie osobę przygotowującą spotkanie (zbadaj czy jest na to otwartość i nie zmuszaj nikogo!)

Sprint Retrospective jako „escalation meeting”

Być może zdarzyło się Wam usłyszeć od swoich kolegów czy koleżanek z firmy, że „u nas nie robimy Sprint Retrospective, bo nie ma problemów i nie ma potrzeby odbywać takiego spotkania”. Jak byście zareagowali na tego typu stwierdzenie? Ja zastanowiłabym się, co jest przyczyną, że to wydarzenie zaczęło być traktowane jako kopalnia problemów zamiast miejsce do poszukiwania usprawnień i optymalizacji. Ba, przecież może ono nam także posłużyć do identyfikacji dobrych praktyk w zespole. Owszem, może zdarzyć się, że z przyzwyczajenia lub ze względu na właśnie taki okres w życiu zespołu spotkania te faktycznie są pełne rozmów o problemach. Nawet, jeśli są to tematy uzasadnione, spotkania zapewne zaczęły kojarzyć się nieprzyjemnie. Tutaj na pomoc przychodzi czujne oko Scrum Mastera. Powinien on wyłapać taką tendencję i ukierunkować skupienie zespołu na proces inspekcji i adaptacji. 

Jak zapobiegać myśleniu o Sprint Retrospective jako „escalation meeting”?

  1. Przeprowadź raz na jakiś czas retro skupione tylko na dobrych efektach pracy / osiągnięciach i radościach
  2. Przypomnij zespołowi po co robimy Sprint Retrospective w każdym Sprincie. Przedyskutujcie razem, czy warto coś w Waszym spotkaniu usprawnić by osiągnąć jego cele 
  3. Staraj się zrównoważyć liczbę problemów z liczbą dobrych spraw podczas każdego spotkania 
  4. Przekieruj uwagę zespołu na rozwiązania trudności zamiast pozwalać zagłębiać się w negatywne strony pracy 

Sprint Retrospective bez planu i kontynuacji

Lata temu, gdy uczyłam się działać ze Scrumem, Sprint Retrospective wydawało mi się najprostszym spotkaniem. Podobne podejście obserwowałam u swoich koleżanek i kolegów „po fachu” – bo przecież złapiemy jakąś gierkę i jakoś to pójdzie. Nie ma co ukrywać. Każdemu zdarzało się, że przez brak czasu retro było przygotowywane na szybko. Jednak problem pojawia się wtedy, gdy robimy tak Sprint w Sprint. Z moich obserwacji wynika, że łatwo w takim układzie pominąć sedno sprawy, bo być może właśnie przez brak planu umyka nam jakiś ważny element życia zespołu. W przygotowaniu do Sprint Retrospective ważna jest obserwacja zespołu i w konsekwencji takie dobranie techniki na spotkanie, aby umożliwiała ona wybrzmieć sprawom, które powinny być zbadane. Tak samo ważne jest kontynuowanie i pilnowanie ustaleń – nie sztuka wymyślić rozwiązanie i nic z nim nie zrobić. 

Jak budować plan i upewniać się, że spotkanie przynosi oczekiwane efekty?

  1. Obserwuj zespół podczas Sprintu, zwracaj uwagę na to, co może być istotne do podniesienia na spotkaniu
  2. Dopytuj zespół, czy coś jeszcze powinno być poruszone, czy niczego nie zabrakło 
  3. Zapisuj ustalenia, jeśli czegoś nie zdążycie omówić – wróćcie do tego później, spraw, by ustalone elementy były widoczne dla całego zespołu
  4. Monitoruj efekty ustalonych działań, podsumujcie na kolejnym Sprint Retrospective wyniki

Podsumowanie

Jeśli powyższe bolączki nie są Ci obce i właśnie borykasz się z którąś z nich, to mam nadzieję, że moje wskazówki okażą się przydatne. Dodatkowo, koniecznie przeczytaj artykuł Patrycji o skutecznych retrospektywach – Skuteczne Sprint Retrospective – siedem kroków skutecznej retrospektywy

Pamiętaj – Sprint Retrospective to bardzo ważne spotkanie w cyklu pracy zespołu i wszyscy powinni dbać o jego wartość i sensowność.

Sprawdź nasze poprzednie wpisy: