Warsztaty online – o co zadbać wcześniej?
Pandemia koronawirusa nie mija, wciąż żyjemy głównie w świecie zdalnej pracy. Mierzymy się z tym wyzwaniem we wszystkich tych zawodach, w których rodzaj takiej pracy jest możliwy. Poza codzienną pracą zdalną, zdarza się też, że musimy przeprowadzić warsztaty, które do tej pory organizowaliśmy w sali konferencyjnej. Przychodzi nam wówczas zmierzyć się z wieloma aspektami, które czasem nawet trudno przewidzieć. Jak zatem przeprowadzić warsztaty online, aby były skuteczne? O jakie elementy warto zadbać przed sesją? Poniżej kilka praktycznych wskazówek z mojego doświadczenia, które z pewnością pomogą wam przygotować warsztaty sprawniej i zaoszczędzić masę niepotrzebnego stresu związanego z organizacją.
Zaproś właściwe osoby i określ cel warsztatów
Być może powinnam sformułować ten tytuł w odwrotnej kolejności? Moim zdaniem te dwa punkty wzajemnie się przeplatają i ich kolejność jest zależna od tego, jakie warsztaty i dla kogo organizujemy.
Gdy dzielimy się swoją wiedzą na zasadzie interaktywnej prezentacji, wtedy warto jest ustalić cel w pierwszej kolejności. Przykładem takiego warsztatu może być szkolenie Professional Scrum Master. Określamy cel, agendę, dbamy o to, żeby zakres szkolenie był na tyle dobrze opisany, żeby każdy potencjalny uczestnik wiedział czego się spodziewać.
Zapraszaj właściwe osoby
Alberto Brandolini
Z kolei, kiedy chęć organizacji warsztatów wynika z potrzeby lepszego poznania produktu, nad którym będziemy pracować, lub też pracujemy warto zrobić te dwie rzeczy równolegle. Gdy pomysł zakiełkuje w naszych głowach, warto porozmawiać z zespołem, zastanowić się jaki dokładnie byłby cel, co chcielibyśmy osiągnąć na spotkaniu. Na podstawie pierwszych wniosków można pochylić się nad listą gości i zadać sobie pytanie: kogo i dlaczego powinniśmy zaprosić. Najczęściej reguła: więcej osób, lepsze rezultaty nie działa. W późniejszym etapie warto więc zastanowić się czy na pewno potrzebujemy wszystkich, którzy przyszli nam do głowy podczas tworzenia listy. Często przy większej ilości osób, spotkania są mniej efektywne, ale za to bardziej kosztowne. Uczestnictwo każdej osoby przecież jest kosztem dla projektu, który w przypadku “niewłaściwych” osób można ograniczyć.
Określ ramy czasowe
Po ustaleniu listy uczestników, przed wysłaniem zaproszenia, warto określić wstępne ramy czasowe jakie będą nam potrzebne na warsztaty. Zastanowić się nad agendą, nad ćwiczeniami, aktywnościami i technikami jakie będziemy chcieli wykorzystać. Wziąć pod uwagę liczbę uczestników i postarać się określić ile mogą zająć poszczególne części. Z reguły warto dodać jakiś bufor czasowy na przerwy, na to “czego jeszcze nie wiemy” oraz na potencjalne problemy techniczne.
Jeżeli organizujemy warsztaty z miesięcznym czy dwumiesięcznym wyprzedzeniem, zawsze możemy zostawić sobie pewną furtkę. To znaczy, poprosić uczestników o zarezerwowanie 2-3 dni z adnotacją, że dokładny zakres warsztatów będziemy ustalać w ciągu np. najbliższych dwóch tygodni.
Zbierz oczekiwania od uczestników
Tą czynność możemy wykonać niezależnie od tego, czy będą to warsztaty online czy stacjonarne. Poznanie oczekiwań przed spotkaniem pozwoli nam lepiej dostosować zakres do potrzeb uczestników. Będziemy w stanie lepiej dobrać techniki i aktywności. Dodatkowo, zyskamy też na czasie. W jaki sposób? Zwykle na warsztatach zbieramy oczekiwania, żeby móc je zaadresować w czasie ich trwania. Gdy będziemy znali je wcześniej, będziemy mogli oszczędzić czas na te przemyślenia podczas samej sesji. Oczywiście, konieczny jest przegląd oczekiwań na początku warsztatów tak, żeby wszyscy uczestnicy mieli szansę przedstawienia, czy ich doprecyzowania.
Przedstaw narzędzia
Jeżeli to pierwsze warsztaty przy użyciu narzędzia do zdalnej pracy symultanicznej, koniecznie zorganizuj osobne spotkanie wprowadzające dla tych, którzy narzędzia nie znają. Dobrze jest przedstawić je wcześniej, z co najmniej dwóch powodów. Po pierwsze zadbamy o komfort pracy uczestników, zwłaszcza gdy będą mieli chwilę czasu na przećwiczenie, wypróbowanie funkcjonalności używanego narzędzia. Po drugie, z pewnością rozwiążemy wiele problemów technicznych, które dzięki pre-warsztowemu spotkaniu pojawią się jeszcze przed sesją główną. Ponownie pozwala nam to zaoszczędzić czas i potencjalny stres. Moim zdaniem to must have przed każdym warsztatem online. Oczywiście warto przedstawić funkcjonalności z których będziemy korzystać wszystkim uczestnikom, nie tylko tym którzy narzędzia nie znają.
Nie dotyczy to szkolenia, które organizujecie poza firmą. W takim wypadku należy wymienić narzędzia z jakich zamierzacie korzystać w samym opisie warsztatów. Oraz w miarę możliwości zapewnić materiały pomocnicze, tj. linki do nagrań, artykuły, które wyjaśniają zasady działania. Dzięki temu uczestnicy będą mogli sprawdzić, czy mają odpowiednie dostępy, czy znają narzędzie, itp.
Jednymi z najczęściej wybieranych narzędzi do pracy zdalnej symultanicznej są Miro i Mural. Ostatnio na blogu dzieliłyśmy się przydatnymi trickami dotyczącymi Miro. Jeżeli nie czytaliście to koniecznie sprawdźcie!
Ustal i udostępnij agendę
Cel warsztatów i agenda powinny być doprecyzowane przed warsztatami. Od momentu pomysłu “zróbmy warsztat” do chwili gdy został tydzień do dnia pierwszego, czas płynie z pozoru szybciej niż zazwyczaj. Dlatego warto dopiąć wszystko na ostatni guzik wcześniej, żeby uniknąć niepotrzebnego stresu. Gdy znany jest nam cel, mamy w głowie plan na to jak go zrealizować, i zebraliśmy oczekiwania od uczestników, należy przystąpić do spisywania planu działania, czyli agendy.
Agenda powinna zawierać nazwy poszczególnych modułów, ich cel oraz czas trwania, czyli ramy w jakich chcielibyśmy się zmieścić z osiągnięciem wspomnianego celu. Udostępniona agenda nie musi być bardzo szczegółowa. Możemy na przykład w opisie wydarzenia w kalendarzu, dodać tylko nazwy poszczególnych modułów, z krótkim wyjaśnieniem ich roli podczas warsztatów online. Przez dokładny plan przejdziemy z pewnością na początku warsztatów.
Gdy realizujemy warsztaty produktowe z całym zespołem dla klienta zewnętrznego, warto zaangażować wszystkich zainteresowanych z firmy w potwierdzenie tych czasów. Dzięki temu zyskamy pewność, że zaproponowane przez nas ramy będą wystarczające. Czasem bowiem gdy zamierzamy mówić o czymś n-ty raz może nam się to wydawać bardzo łatwe. Jednak przy wspólnym sprawdzeniu często okazuje się to bardziej czasochłonne niż zakładamy w pojedynkę.
Podsumowanie
Wśród wskazówek znalazły się takie, które z pozoru są oczywiste jak i takie, które wynikają z niedopatrzeń, które zdarzyły mi się przed czy podczas warsztatów. Wyciągnęłam z nich wnioski, dokonałam inspekcji i adaptacji kolejnych spotkań. Przy każdym nowym wydarzeniu uczę się i aktualizuje listę rzeczy, o które wiem, że trzeba zadbać przed sesją.
Powyższe punkty w całości traktuję jako minimum, które warto wykonać, niezależnie od tego, czy są to warsztaty w salce konferencyjnej czy online. Wam również polecam pochylić się nad procesem warsztatowym jaki macie i zastanowić się, czy jest w nim coś co możecie robić lepiej, inaczej. Jeżeli nie macie takiego procesu to z pewnością warto stworzyć sobie bazę wiedzy, która ułatwi Wam organizację każdych kolejnych spotkań.
Sprawdź nasze ostatnie wpisy:
