Zdalny Scrum Master - jak to działa?

Rozproszone zespoły można podzielić na częściowo lub całkowicie rozsiane po świecie. Nasi koledzy pracują wtedy z domu, z kawiarni, czy ze specjalnego co-worku. Taki system pracy był do tej pory popularny głównie wśród firm pracujących w branży IT. Jednak przez pandemię wiele firm zmieniło tryb pracy na zdalny, i to całkowity. Każdy pracuje z innego miejsca. Jak to wygląda? Czy to działa? Poniżej opowiem jak rozproszony zespół wygląda z perspektywy osoby, która pracuje jako Scrum Master. Postaram się wyjaśnić jak zdalny Scrum Master może organizować swoją pracę i podzielę się swoim doświadczeniem. Zapraszam do lektury.

Praca na odległość, z egzotycznego miejsca

Tak jak wspomniałam, praca zdalna w branży IT to standard od dłuższego czasu. Kilka lat temu miałam okazję wyjechać z częścią firmy na Bali, by stamtąd pracować. Wówczas, jak na polskie standardy, było to nie lada wyzwanie i duże przedsięwzięcie. Już wtedy każdy z nas czasami pracował z domu, na tzw. remote czy home office, ale nigdy nie na taką skalę. Prawie 30 osób zdecydowało się na tę przygodę . Podróż w egzotyczne miejsce do pracy połączonej z odpoczynkiem, zwłaszcza tak dużej grupy, było czymś zupełnie nowym. Bardzo długo przygotowaliśmy się do tego wyjazdu, zrobiliśmy symulację pracy z różnych miejsc. Spotykaliśmy się grupami 5-6 osobowymi w kawiarniach, czy własnych mieszkaniach, by sprawdzać jakość połączeń, pracę z mniejszą ilością urządzeń testowych etc. Myślę, że takie przygotowanie bardzo dużo nam dało. Największym wyzwaniem była różnica czasowa pomiędzy nami (Bali), częścią zespołu, która została w Polsce oraz klientami rozsianymi po USA, Kanadzie czy różnych częściach Europy.

Jak to wyglądało w praktyce?

Żeby poradzić sobie ze wspomnianym wyzwaniem pracowaliśmy na dwie zmiany, zaczynaliśmy rano o świcie, a kończyliśmy wieczorami. Dzięki temu mogliśmy być w stałym kontakcie zarówno z Polską jak i zagraniczną częścią zespołu. Pracowaliśmy wtedy wg modelu, w którym to klient po swojej stronie wyznaczał Właściciela Produktu, który budowaliśmy. Nie mieliśmy więc podziału na klienta i zespół, tylko wspólnie jako Zespół Scrumowy pracowaliśmy nad kolejnymi częściami przyrostu produktu. Codzienny kontakt był nam nieodzownie potrzebny. A dzięki pracy na dwie zmiany mogliśmy pokorzystać z okolicznych uroków. Dobieraliśmy się w mniejsze lub większe grupki i podróżowaliśmy po wyspie na skuterach. Nie znam chyba osoby, która by nie miło wspominała nasz wyjazd. Nasza praca była utrzymywana na takim samym poziomie efektywności jak w Polsce, a nawet wyższym.

Ogromną zaletą tego wyjazdu było to, że jeszcze bardziej zgraliśmy się nie tylko jako pojedyncze zespoły projektowe a jako cała organizacja. Wtedy też po raz pierwszy przekonałam się, że nie trzeba być na miejscu z całym zespołem żeby efektywnie pracować.

Praca zdalna, okazjonalna

Wyjazd na Bali pokazał mi, że system pracy: zdalny Scrum Master, z zespołem częściowo rozproszonym jest możliwy. Po tej podróży zdarzało mi się pracować z wielu miejsc na świecie, ale była to praca bardziej okazjonalna niż stała. Brałam laptopa, pakowałam plecak i jechałam na tydzień czy dwa. Pozwoliło mi to poznać wiele miejsc i ładować przysłowiowe baterie, gdy w Polsce było szaro i ponuro. Nauczyło mnie to jak można radzić sobie z wyzwaniami jakie stawia Scrum Masterowi praca na odległość.

Jak rozmawiać z ludźmi?
W jaki sposób budować zaufanie?
Jak usuwać potencjalne problemy, których nie można zaobserwować w biurze?

Zostawałam z zespołem np. po Daily na 15 minut dłużej na tzw. kawę. Zdzwanialiśmy się na godzinę lub dwie podczas której każdy robił swoje, ale w między czasie jak przyszło mu coś z czym chciał się podzielić z zespołem po prostu to mówił. To była taka imitacja kawy w kuchni biurowej, czy pracy w open space lub pokoju projektowym.

Praca z zespołem rozproszonym, na stałe

Kolejny rok przyniósł mi nową szansę na zmierzenie się z wyzwaniem pracy zdalnej, tym razem z zespołem całkowicie rozproszonym. To ciekawe doświadczenie rozpoczęłam jeszcze przed pandemią związana z pojawieniem się COVID-19, czyli zanim praca zdalna na dobre zagościła u większości kolegów i koleżanek z branży. Sytuacja stała się dla mnie o tyle nietypowa, że nie poznałam zespołu na żywo, a jedynie przez całą masę komunikatorów. Jak w takim środowisku dbać o filary Scruma? Jak empirycznie budować środowisko naszej pracy?

Okazuje się, że w ten sam sposób jak na żywo! Może brzmi to dziwnie, ale moc narzędzi jakimi dysponujemy nie tworzy bariery pomiędzy członkami zespołów. Można wyłapać potencjalne konflikty, zaobserwować elementy codzienności, które wymagają modyfikacji, ulepszeń. Kluczem do pracy w zespole całkowicie rozproszonym jest komunikacja. Stosuje podobne praktyki jak w przypadku poprzednich wyzwań. W piątki zawsze po Daily Scrum zostajemy trochę dłużej, żeby po prostu porozmawiać. Nikt w zespole nie pełni roli tzw „sekretarki”, dzielimy się odpowiedzialnościami i każdy ma swój „dyżur”. Pilnujemy się wzajemnie z przestrzeganiem zasad ustalonych przez nas samych. Dbamy o weryfikację i modyfikację definicji ukończenia (DoD).

A co ze Scrumowymi wartościami? Jak zdalny Scrum Master może je wspierać?

Darzymy się szacunkiem, planujemy wszystko lub możliwie jak najwięcej z małym lub większym wyprzedzeniem. Jest to niezmiernie ważne zwłaszcza dlatego, że Polska część zespołu pracuje głównie w godzinach popołudniowo-wieczornych. Otwarcie mówimy, czy też piszemy, kiedy pojawi się jakiś problem, sytuacja w której potrzebujemy wsparcia. Jesteśmy skupieni na celu sprintu i realizacji Przyrostu, który regularnie sprawdzamy wspólnie z interesariuszami. Dbamy o te relacje, pilnujemy żeby informacja zwrotna była zawsze wzięta pod uwagę przy kolejnych publikacjach lub po prostu znalazła odpowiednie miejsce w Backlogu Produktu.

Nie jesteśmy nieomylni, z pewnością zdarzają się nam przeoczenia, pełni pokory przyznajemy się wtedy odważnie do popełnionego błędu i naprawiamy go zgodnie z ustalonym priorytetem. Zachęcamy się wzajemnie do tworzenia coraz lepszego produktu, zarażając się poniekąd zaangażowaniem, nikt nie chce zostawać z tyłu. To wszystko dzieje się na odległość, część z nas miała okazję poznać się na żywo, z innymi widujemy się tylko przez kamery, ale całość działa dlatego, że pracujemy w atmosferze wzajemnego zaufania. Wiemy, że jesteśmy zespołem, a nie grupą ludzi, a wspomniane zaufanie stanowi fundament naszej pracy. Jako Scrum Master mocno się skupiam na tym, aby obserwować, wspierać, słuchać i współdzielić wymienione wartości z zespołem. Z pewnością przy pracy na miejscu było to dla mnie o wiele łatwiejsza.

Czy polecam zdalną pracę jako Scrum Master?

I tak, i nie. Wszystko zależy od Twojego doświadczenia, samoorganizacji i determinacji. Jeżeli dopiero zaczynasz swoją przygodę możesz wiele stracić rozpoczynając ją w ten sposób. Może być Ci trudniej. Wszystko zależy od tego jak czujesz się w budowaniu relacji na odległość, jak radzisz sobie z budowaniem harmonogramu swoich własnych zadań, a przede wszystkim od tego jakie jest Twoje nastawienie. Jak powiedział bowiem kiedyś Winston Churchill Nastawienie jest małą rzeczą, która robi dużą różnicę. Jeżeli jesteś osobą doświadczoną w roli Scrum Mastera, pewnie o wiele łatwiej będzie Ci się odnaleźć w rzeczywistości zdalnej. Tak jak to było w moim przypadku. Żeby się przekonać czy zadziała to i w Twoim przypadku musisz się po prostu przekonać czy rola zdalny Scrum Master jest dla Ciebie. Powodzeni!

Chcesz zostać Scrum Masterem? Sprawdź czy masz wystarczającą wiedzę!