Po ukończeniu Sprintu, cały Zespół Scrumowy wraz z zaproszonymi przez Właściciela Produktu interesariuszami, spotyka się, by spojrzeć na wynik swojej pracy i ustalić, jak wpływa on na kolejne dni czy tygodnie rozwoju produktu. Brzmi jak spotkanie na szczycie? Nic bardziej mylnego! Przegląd Sprintu, to spotkanie robocze, a nie status czy oficjalne zamknięcie pewnego etapu działań. W poniższym tekście chcę opowiedzieć dlaczego tak jest i jakie najczęściej pułapki czyhają na uczestników tego spotkania – zapraszam do lektury.

Planowanie Sprintu wg Przewodnika po Scrumie

Jak w każdym przypadku, gdy mowa o teorii, zachęcam by sięgać po Przewodnik po Scrumie. W tym tekście skupię się na tych elementach, które najczęściej nurtują osoby wdrażające się w podejście zwinne.

Ile trwa i kiedy się odbywa? 

Przegląd Sprintu odbywa się na zakończenie Sprintu – jest jego ostatnim elementem. Dla miesięcznej iteracji, czas trwania tego spotkania to cztery godziny. W przypadku krótszych odcinków prac, czas trwania powinien być proporcjonalnie dostosowany. Dla przykładu, gdy Sprint potrwa tydzień (jedna czwarta miesiąca), Przegląd zajmie jedną godzinę. 

Utrzymanie czasu spotkania pozwoli zespołowi skupić się na jego celu i wartości. Pamiętajcie zatem, by nie rozciągać sztucznie spotkania, tylko zakończyć je, gdy omówicie wszystkie zagadnienia..

Jaki jest cel spotkania, jak ono wygląda i kto w nim uczestniczy?

Celem, jaki ma Przegląd Sprintu jest przede wszystkim inspekcja Przyrostu wypracowanego przez Zespół. Zdarza się też, że dzięki temu spotkaniu dostosowywany jest Backlog Produktu. Inspekcja Przyrostu to przede wszystkim przegląd wykonanej pracy i wniesionej przez nią wartości do całości produktu. Zespół Scrumowy oraz zaproszeni interesariusze, którzy są uczestnikami Przeglądu Sprintu analizują to co zostało ukończone. Warto też spojrzeć na to, co mogłoby być wykonane w następnej iteracji by zoptymalizować wartość. Należy zaznaczyć, że spotkanie nie ma charakteru statusowego, lecz jest nieformalne i robocze. Równie ważne jest to, że w tym czasie wszyscy uczestnicy współpracują ze sobą. 

Przegląd Sprintu wg Przewodnika po Scrumie obejmuje następujące punkty:

Właściciel Produktu wyjaśnia, które elementy Backlogu Produktu zostały „Ukończone”, a które nie. 

Zespół Deweloperski omawia, co poszło dobrze w trakcie Sprintu, jakie napotkano problemy oraz jak te problemy rozwiązano. 

Zespół Deweloperski prezentuje „Ukończoną” pracę i odpowiada na pytania dotyczące Przyrostu. 

Właściciel Produktu omawia Backlog Produktu w jego aktualnej postaci. Jeśli zachodzi taka potrzeba, przewiduje prawdopodobny termin zakończenia prac, biorąc pod uwagę dotychczasowe postępy. 

Cała grupa wspólnie omawia kolejne kroki. W ten sposób Przegląd Sprintu dostarcza wartościowego wkładu w następujące po nim Planowanie Sprintu

Dokonuje się przeglądu tego, jak rynek lub potencjalne zastosowanie produktu mogły się zmienić i co w tej sytuacji jest najbardziej wartościową rzeczą do zrobienia. 

Rewiduje się czas, budżet, potencjalne możliwości i uwarunkowania rynkowe dla kolejnego przewidywanego wydania produktu. 

Kto jest odpowiedzialny za przebieg spotkania? 

Za spotkanie odpowiedzialny jest cały Zespół Scrumowy, jednak to Scrum Master zapewnia, że spotkanie się odbywa i uczestnicy rozumieją jego cel. Scrum Master pomaga też wszystkim w utrzymaniu wyznaczonego czasu i zaangażowania w dyskusję. 

Jakie korzyści przynosi Przegląd Sprintu?

W rezultacie rozmów i przeglądu Przyrostu na końcu spotkania cały Zespół i interesariusze mogą zobaczyć zaktualizowany Backlog Produktu. Dzięki temu praca w kolejnym Sprincie będzie potencjalnie dostosowana do celów biznesowych i przyniesie oczekiwaną wartość. 

Teoria kontra praktyka

Spośród znanych mi pułapek i utartych przekonań, wybrałam takie, które w mojej opinii najbardziej szkodzą. Przegląd Sprintu to ważne i wartościowe spotkanie, jednocześnie będzie takie wtedy, gdy odpowiednio się do niego przygotujemy i przeprowadzimy ze znajomością założeń umieszczonych w Przewodniku po Scrumie. 

Przegląd Sprintu to tylko demo pokazywane Właścicielowi Produktu 

W nazewnictwie często słyszę, że zespoły pracujące nad produktami nie mają Przeglądu tylko Demo. Już na samym etapie nazwy warto mieć na uwadze, że za słowem “demo” kryje się pojęcie prezentacji częściowej wersji produktu. Po lekturze Przewodnika po Scrumie wiemy, że Przegląd Sprintu to coś więcej niż pokazanie tego co udało nam się wykonać. Wielką szkodą dla produktu jest forma spotkania, na której Zespół Deweloperski pokazuje tylko ukończoną część produktu. Wtedy bardzo łatwo o to, by pozostali uczestnicy nie brali aktywnie udziału. 

Rezultat takiego podejścia to przede wszystkim brak refleksji nad efektami pracy zespołu. A co za tym idzie: brak porównania tego z potrzebami biznesowymi i sytuacją rynkową. Warto też wspomnieć, że bezrefleksyjne podejście do tego co mamy i co będziemy planować, może znacznie zaciemnić obraz produktu jaki tworzymy. W opisanej sytuacji ważne są rozmowy, opinie, przedstawianie planów i współpraca. 

Pomijanie planów na rozwój produktu, budżet i innych biznesowych założeń

Nawiązując do wniosku opisanego przy problemie z formą spotkania typu “demo”, pomimo dobrego podejścia i współpracy nad Przyrostem, zdarza się że plany, budżet i cele biznesowe są pomijane. Najczęściej, dzieje się to przez brak transparentności ze strony Właściciela Produktu. Uczestnicy spotkania nie są informowani o najbliższej przyszłości produktu, nie wiedzą w jakim stanie jest jego budżet i jak reaguje na produkt otoczenie (użytkownicy, interesariusze). 

W wyniku takiego podejścia, spotkanie staje się niepełne i nie pozwala na właściwe planowanie kolejnych iteracji. Może to prowadzić do podejmowania błędnych decyzji i generowania kosztów, które mogą zaszkodzić produktowi i sponsorom. Należy zatem pamiętać, by cały Zespół Scrumowy oraz interesariusze posiadali wiedzę o całości działań nad produktem. Tylko w tej sytuacji podejmowane decyzje i planowane prace będą najlepszymi z możliwych. 

Przegląd Sprintu nie odbywa się

Zdarzyło mi się słyszeć, że Przegląd Sprintu jest odwołany z powodu braku Przyrostu. A innym razem ze względu na to, że Właściciel Produktu wie co było dodane w minionej iteracji i nie potrzebuje się spotkać by to omówić. 

W takiej sytuacji, podobnie jak w przypadku braku wiedzy o otoczeniu produktu, Zespół szybko traci wiedzę i zdolność do podejmowania właściwych decyzji. Zarówno gdy nie udało się wygenerować Przyrostu i wtedy gdy praca wykonana w Sprincie jest znana, Przegląd Sprintu powinien się odbyć. Najważniejsze jest to, by wykorzystać okazję do przeprowadzenia inspekcji. Na podstawie wniosków, buduje się przestrzeń do zaplanowania działań pozwalających na poprawę lub dostosowanie aktualnych warunków do dalszych prac. Gdy tego nie zrobimy, istnieje ryzyko, że błędy będą powtarzane i zagrożą transparentności pracy nad Produktem. 

Podsumowanie 

Przegląd Sprintu to ważny moment w życiu Zespołu. Dzięki niemu wiadomo co zostało wykonane i jak wykorzystamy to do dalszego rozwoju produktu. Ocena stanu Przyrostu to podstawa do podejmowania właściwych decyzji. Mając pełny obraz, zyskujemy pewność że robimy to, co w danym momencie dla produktu jest najlepsze. 


Sprawdź nasze poprzednie wpisy: