Organizacja czasu, to ponoć moja mocna strona – opowiadałam już o tym wiele razy przed różnymi grupami ludzi, pokazując moje sposoby na oszczędzanie. Mój kalendarz i jego kolorowe strony wszędzie robi „furrorę”, a pytań o narzędzia do oszczędzania czasu jest całkiem sporo. Postanowiłam więc podzielić się swoim doświadczeniem przelewając je na „papier”. zostawiając trochę przestrzeni do autorefleksji. Potraktuj ten tekst jako zbiór pomysłów i praktyk, a być może jako inspirację do pracy nad swoim podejściem do organizacji siebie w czasie jaki posiadasz. Podziel się też swoim punktem widzenia, napisz do mnie, jeśli masz pytania i ciekawe książki w temacie do polecenia!

Trzy S

Zanim na dobre zaczniemy opowieść o tym, jak okiełznać czas, który mamy w ciągu dnia, chciałabym na wstępie przytoczyć cytat z książki Briana Tracy’ego:

Organizacja czasu wymaga od Ciebie Trzech S: samodyscypliny, samorozwoju i samokontroli.

Wspomniane Trzy S wg mnie jest absolutnym fundamentem samoorganizacji – subiektywnie, z doświadczenia i różnych prób podejścia do tematu.

Żeby mieć pewność, że mamy wspólne zrozumienie pojęć, wyjaśniam je poniżej:

  • Samodyscyplina to systematyczne działanie w określonym kierunku, niezależne od warunków zewnętrznych i nastroju. To koncentracja na długoterminowych zyskach z małych, ale codziennych kroków w stronę celu.
  • Samorozwój to rozwijanie samego siebie w celu realizacji własnych potrzeb, zdobywanie wiedzy, to wzięcie odpowiedzialności, za rozwój swoich kompetencji.
  • Samokontrola to zdolność panowania nad własnymi myślami, emocjami, zachowaniami.
źródło: pixabay.com

W mojej opinii, wszystko co dzieje się w temacie organizowania siebie, w większym lub mniejszym stopniu będzie zależeć od Trzech S. Sprawdziłam na własnej skórze – jeśli zabraknie jednej ze składowych, reszta zaczyna się chwiać – to tak jakby wyciągnąć jeden z filarów budynku. 

Kolejny cytat od Briana Tracy’ego:

Nigdy nie ma wystarczającej ilości czasu, by zrobić wszystko, ale zawsze jest wystarczająca ilość, by zrobić to, co najważniejsze.

Zatem organizacja czasu musi iść w parze w skupieniu się na tym co ma dla nas najwyższą wagę – niby oczywiste, prawda? Na pierwszy rzut oka na pewno, w praktyce nie jest już tak kolorowo. Spójrz niżej!

Samodyscyplina

Kolejne pojęcie jakie wyjaśnimy, jest bardzo często mylone z samokontrolą – różnica jest przede wszystkim taka, że jedno pozwala na robienie tego co właściwe i zaplanowane, a drugie uczy zabezpieczać się przed tym co nieodpowiednie w danym momencie. 

Samodyscyplina to zdolność do robienia tego, co trzeba, kiedy trzeba i bez względu na to, czy się nam chce, czy nie.

Elbert Hubbard

Nawyki

Przy utrzymywaniu siebie w dyscyplinie pomagają nawyki, czyli czynności, które wykonujemy wręcz automatycznie. Dzięki nim przyspieszamy swoje działania, skracamy czas wykonywania codziennych zadań. Moim przykładowym nawykiem jest to, w jakiej kolejności szykuję się do pracy, albo to że zamykam drzwi wychodząc z domu. Jak rozpoznać nawyk? Gdy robicie coś i potem nie pamiętacie czy to zrobiliście, albo wchodzicie nie do tego pokoju co trzeba po przeprowadzce w biurze – na 99% macie to “w nawyku”. O takich zachowaniach mówimy często “to z przyzwyczajenia”. Nawyki pomagają nam skracać czas wykonywania czynności – i właśnie to jest ich główną zaletą. Nawykami można też usuwać złe rutyny. Do ich wypracowania potrzeba czasu i pracy – samodyscypliny.

ogranizacja czasu
źródło: makeameme.org

Priorytety i cele

Tę perspektywę patrzenia na samodyscyplinę można łatwo poszerzyć i nazwać ją planowaniem. Celowo tego nie zrobiłam – chcę postawić nacisk na priorytety i stawianie celów, bo nawet najlepszy plan bez nich nie utrzyma się długo w realizacji. Pojęcie celu wszyscy znamy – jest on po to byśmy wiedzieli do czego dążymy. Z mojego doświadczenia wynika, że najlepiej jest mieć jeden cel na krótszy okres czasu niż wiele na np. rok. Warto każdemu z nich nadać termin realizacji, może nawet wyznaczyć nagrodę. Stawiaj sobie cele realne, takie, które nie spowodują, że będziesz chodzić na rzęsach. 

Priorytety są szczególnie pomocne gdy masz dużo do zrobienia, a organizacja czasu jaki masz to wyzwanie. Kilka wskazówek:

  • Skorzystaj z technik priorytetyzacji (np. MoSCoW), ułóż działania w kolejności i wykonuj od najważniejszych do tych mniej istotnych. Przewagą tego rozwiązania jest to, że zyskujesz pewność, iż zadanie najistotniejsze zostanie zrobione pierwsze. 
  • Sprawdzaj aktualność priorytetów w miarę często – podejdź do tematu zwinnie.
  • Testuj różne techniki, zaglądaj do listy często.

Samorozwój

W słowie “samorozwój” mamy dwa człony: samo i rozwój. Podążając za definicją, samo czyli samodzielny wskazuje na dbałość o rozwój bez konieczności bycia zachęcanym, to “inicjatywa oddolna”. Rozwijamy się poprzez czytanie książek, kursy, uczęszczanie na zajęcia dodatkowe czy kolejne kierunki studiów. Ile osób, tyle patentów na zdobywanie nowej wiedzy. Są jednak dwie ważne rzeczy, które skutecznie, pomimo wykonywania wymienionych czynności mogą oddalić nas od osiągnięcia celu. 

Zaangażowanie

Bez pewnego rodzaju poświęcenia się sprawie, efekty będą wymagały od nas więcej czasu. Jak zatem realizować rozwój, cele, osiągać wyniki szybciej? Oto kilka wskazówek:

  • Angażuj się w jedną rzecz na raz, jeśli się uczysz, to nie sprzątaj, nie jedz, nie oglądaj serialu w tle. Skup się nad jedną sprawą, a na odpoczynek rób regularne przerwy. 
  • Doprowadzaj tematy do końca. Nie przechodź do kolejnego zadania czy tematu na spotkaniu, bez zamknięcia poprzedniego. 
  • Szukaj lepszych dróg, kwestionuj to co robisz i jak robisz, zawsze można lepiej – próbuj i testuj. Pewien sławny człowiek powiedział kiedyś, że musimy uczyć się na błędach innych, bo na popełnienie ich wszystkich nie starczy nam życia. 

Skupienie

Skupienie uwagi na wykonywanej rzeczy czy konsekwencja w działaniu na pewno pomagają w organizacji czasu i odzyskiwaniu małych jego porcji, które zebrane w całość robią wrażenie. Nie od dziś wiadomo, że wszelkiego rodzaju rozproszenia, demotywacja czy zmęczenie to wrogowie planu. Poniżej umieszczam kilka myśli, które mi pomagają w utrzymywaniu uwagi na tym co ważne:

  • Stosuj techniki pracy, które pozwolą ci utrzymać skupienie dłużej – np. Pomodoro – 25 min pracy, 5 min przerwy. Odpoczynek odświeża umysł, pozwala dłużej mu pracować.
  • Stawiaj sobie “warunki” czy kolejne kamienie milowe, które będą pomagały Ci wytrwać w realizacji zadania. 
  • Bądź zdyscyplinowany i szczery wobec siebie – jeśli obrany cel traci sens lub nie sprawia Ci przyjemności, zastanów się, czy nie warto go zmienić. Nic nie stoi na przeszkodzie zmiany celów jeśli stają się nieaktualne.
  • Organizuj swoje miejsce pracy tak, by było wolne od pokus, by dawało komfort i pozwalało na pozbycie się rozproszenia.
  • Zapewnij sobie narzędzia do pracy, tak, by nic nie powodowało dyskomfortu.
organizacja czasu
źródło: internet

Samokontrola

Albert Einstein powiedział ponoć kiedyś:

Znane są tysiące sposobów zabijania czasu, ale nikt nie wie jak go wskrzesić.

Samokontrola w moim odczuciu to ochrona przed marnowaniem czasu jaki mamy. Inaczej, to po prostu przyzwolenie na to, by dany czas bezpowrotnie przeminął, był niewykorzystany. I nie mam na myśli braku wypełnienia sobie planu dnia – raczej świadome lub nie, robienie rzeczy, na które teraz nie jest pora, lub na które poświęcenia czasu danego dnia będziemy żałować.

Samokontrola – umiejętność kontrolowania swoich emocji i zachowań.

Wikipedia

Gdyby każdy wypisał tzw. złodziei czasu, okazałoby się, że jest wiele rzeczy drobnych, robionych z przyzwyczajenia lub w celu odsunięcia czegoś na później. Np. studenci mają dobre doświadczenie w sprzątaniu podczas sesji. Sprzątanie jest istotne, ale nie w tym momencie. We współczesnym świecie, na około nas, jest bardzo dużo bodźców czy czynników, które skutecznie będą nas rozpraszać i przeszkadzać. Jak zatem sobie z tym poradzić?

Narzędzia

Organizacja czasu to także udoskonalanie środowiska w jakim pracujesz. Jestem zwolenniczką otaczania się narzędziami, które przyśpieszają moją pracę, zwiększają moje skupienie i nie rozpraszają. Ale jednocześnie pozwalają mi stanąć transparentnie przed samą sobą, sprawdzić i kontrolować czas i obowiązki. Jakich narzędzi szukać? 

  • Jeśli potrzebujesz wizualizacji zadań w toku – skorzystaj z Trello lub innych podobnych programów do organizacji. 
  • Gdy chcesz uporządkować swoje maile czy pliki oznaczaj je etykietami, gwiazdkami, grupuj wątki, chowaj w foldery – sprawdź jakimi funkcjami dysponuje twój klient do poczty e-mail. 
  • Gdy zapominasz o spotkaniach – korzystaj z kalendarza w telefonie, wpisuj tam wszystkie wydarzenia lub zaplanowane działania. 
  • Notuj myśli, noś ze sobą podręczny kalendarz, w którym masz zapisane plany i sprawy do wykonania. Upewniaj się, że masz w nim wszystkie ważne zobowiązania i ustalenia.
organizacja czasu
źródło: flowing.biz

Nie mnóż bytów – szukaj, testuj, ale kontroluj ilość. Nie rozdrabniaj się na mniejsze, bo łatwo pogubić się i stracić dyscyplinę w korzystaniu z nich. W wykorzystywaniu narzędzi szalenie ważną rolę odgrywa konsekwencja. Żeby zauważyć efekty potrzeba czasu i samokontroli. 

Czysty umysł

Mając dużo rzeczy na głowie w naszych myślach nie trudno o chaos. W dobrym wykorzystaniu zasobów czasu jakie mamy pomaga panowanie nad myślami i potrzebami jakie podpowiada nam organizm. Mamy na to ogromny wpływ!

  • Kontroluj to o czym myślisz, jakie bodźce odbierasz z otoczenia. Jeśli jakaś sprawa mocno zaprząta Ci głowę, postaraj się ją załatwić przed zajęciem się czymś innym. 
  • Bądź tu i teraz – jeśli jesteś na spotkaniu, nie pisz z kimś przez telefon, skup się na omawianym temacie czy rozmowie jaka jest właśnie prowadzona. 
  • Panuj nad emocjami – tylko wtedy trzeźwo myślisz, podejmujesz dobre decyzje.
  • Odpoczywaj. Dbaj o dietę, sen, czas wolny. To wszystko jest bardzo ważne. Zmęczenie nie pomoże w niczym. Umysł musi odpoczywać, najlepsze decyzje nie są podejmowane na śpiąco. 

Podsumowanie

W samodyscyplinie i nawyki i odpowiednie dobranie celów pomagają w utrzymaniu najważniejszych rzeczy na górze drabiny spraw koniecznych do realizacji. Nawyki wyzwalają oszczędność czasu i utrzymują najprostsze czynności w ryzach, bez zbędnego “rozglądania się” po bokach. Priorytety i cele maksymalizują to co chcesz osiągnąć, pomagają ocenić co jest teraz istotne i zapewniają, że nie zostanie to odłożone na bok. 

W samorozwoju ważna jest “inicjatywa oddolna” i robienie tego, co w danym momencie przynosi wartość i korzyść. To też droga do samorealizacji i posiadania władzy nad kierunkiem swojej kariery czy życia prywatnego. 

Wreszcie samokontrola – kwintesencja pracy nad sobą i działania wg planu. Bez kontroli nawet najlepszy plan może pójść w piach. Przy pilnowaniu samego siebie, ważna jest motywacja, cel, ale też dyscyplina i rozwój, by stawać się coraz lepszym. 

Z całości opisanej wyżej, wysuwam wniosek, że organizacja własnego czasu to ciężka praca. To nie jest wrodzona zdolność, tylko składanka wielu mniejszych, wypracowanych i przetestowanych praktyk oraz zachowań. Jednym przychodzi to łatwiej, innym trudniej, ale każdy ma takie same szanse na osiągnięcie sukcesu w tym obszarze. Tak więc, powodzenia!


Warto poczytać:

Sprawdź nasze ostatnie wpisy: