Sprint Retrospective jest jednym z 5 wydarzeń w Scrumie. Jego celem jest zaplanowanie dalszych działań, które mogę wspomóc proces inspekcji i adaptacji naszej pracy, tak żeby podnieść jej jakość oraz efektywność.
Od jakiegoś czasu mierzymy się z koniecznością przeprowadzania Sprint Retrospective w postaci zdalnego spotkania. Wiąże się z tym nie tylko wiele wyzwań, ale i szans, które mogą nam pomóc w realizacji celu wydarzenia. W moim przypadku organizacja, czy facylitacja Sprint Retrospective na odległość jest standardem od wielu lat. Dzieje się tak ze względu na pracę w zespołach rozproszonych, w których Product Owner był często osobą niezwiązaną z organizacją. Być może właśnie stoisz przed organizacją swojego pierwszego Sprint Retrospective. Poniżej przygotowałam kilka praktycznych wskazówek, które z pewnością pomogą Ci w uniknięciu potencjalnego stresu.
Jak zorganizować Sprint Retrospective?
Często rekomendowanym do przeprowadzenia wydarzenia jest podejście opisane przez Derby i Larsen w książce Agile Retrospectives: Making Good Teams Great. Według autorek każdy plan spotkania powinien zawierać pięć następujących kroków:
Przygotuj scenę
Pod tym hasłem kryje się wszystko to co związane z organizacją oraz sam początek Sprint Retrospective. Na starcie konieczne jest utworzenie wydarzenia w kalendarzu, przygotowanie odpowiednich narzędzi, zadbanie o to, żeby wszyscy wiedzieli po co się spotykamy. Na samym wydarzeniu, aby zmotywować wszystkich do działania, warto zadać krótkie pytanie czy też skorzystać z jednego z Icebreakerów. Przykładowym pytaniem może być: Jak oceniasz ostatni Sprint w skali od 1-10? Co może dać nam pogląd na to jaki ogólny nastrój panuje w zespole i być wstępem do kroku drugiego. Z kolei tzw. szybkie pytania mogą sprawdzić się jako Icebreaker, gdy nie mamy zbyt dużo czasu na rozgrzewkę. Intencją tego kroku jest zapewnienie, żeby każdy miał szansę się wypowiedzieć, rozgrzać się do dalszego działania i dyskusji.
Zbierz dane
Kolejnym krokiem jest zebranie danych. Czyli tematów, które chcemy wspólnie przedyskutować, rzeczy wymagających usprawnień, lub tych spraw, które poszły dobrze w ostatnim Sprincie, i powodują, że jesteśmy dumni czy zadowoleni z efektów. Wracając do definicji Sprint Retrospective, będziemy szukać elementów, mających wpływ na naszą efektywność i jakość wykonywanej pracy. Mając oczywiście na uwadze, to że ich modernizacja może zwiększyć wspomniane wartości. Często odbywa się to na zasadzie wypisywania “karteczek” w ciszy przez uczestników spotkania.
Przemyśl temat
Krok trzeci to wspólna dyskusja dotycząca wygenerowanych pomysłów. W zależności od ilości zapisanych tematów, Scrum Team decyduje o czym będzie dyskutował. Bywa tak, że po pracy w ciszy i późniejszym przedstawieniu pomysłów na forum, część z nich się powtarza. Zazwyczaj oznacza to, że kwestia ta jest ważna dla całego zespołu. Zdarza się jednak tak, że mamy tylko pojedyncze tematy. Wtedy warto wybrać zespołowo nad którym konkretnym tematem chcemy się pochylić, lub też w jakiej kolejności będziemy je omawiać. Nie zawsze jest bowiem tak, że mamy czas pokryć wszystkie sprawy. Sprint Retrospective jest przecież ograniczona czasowo. Gdy już zdecydujemy co chcemy usprawnić, warto, żeby cały zespół dogłębnie przeanalizował i odkrył co dokładnie kryje się pod danym zagadnieniem. Ta część może przyjąć formę tzw burzy mózgów. Zwykle taka burza pozwala zdiagnozować przyczynę, a nie rozmawiać tylko o symptomach obniżenia jakości czy efektywności pracy. Warto tutaj sięgnąć po dodatkową technikę, które może pomóc odnaleźć korzenie problemu. Osobiście bardzo lubię technikę 5 Why, która pozwala nam dotrzeć do sedna problemu, tak jak nitka do kłębka
Zdecyduj co zrobić
Po dogłębnym przemyśleniu i przedyskutowaniu tematu możemy przystąpić do stworzenia jasnego planu działania na usprawnienia. Jeżeli próbujemy ulepszyć coś, co wydaje się mocno skomplikowanym zagadnieniem, warto umówić się na konkretne, być może niewielkie kroki, które chcemy zrealizować w kolejnym Sprincie. Czasem jedna iteracja może być niewystarczająca na dokonanie usprawnienia w całości. Warto wtedy sprawdzić jak nasza hipoteza miewa się na kolejnym Sprint Retrospective i umówić się na następne kroki.
Zamknij spotkanie
Ostatnim etapem Sprint Retrospective jest zamknięcie spotkania. Ta faza zakłada sprawdzenie jak uczestnicy czują się z ustalonym planem, jak podobał im się przebieg wydarzenia i wypracowane rezultaty. Ma to stanowić zarówno podsumowanie Sprint Retrospective jak i swoistą informację zwrotną dla facylitatora. To z kolei ma mu pomóc zauważyć i zrozumieć, co może usprawnić przy prowadzeniu następnej odsłony spotkania.
Jak widać każdy faza ma swój jasno określony cel. Niezależnie od tego czy przeprowadzamy Sprint Retrospective w sali konferencyjnej, w pokoju zespołowym, czy zdalnie warto jest podążać zgodnie z powyższym schematem.
Jaki scenariusz wybrać?
W sieci roi się od scenariuszy, które mogą nam pomóc zorganizować Sprint Retrospective. Możecie korzystać z samych opisów lub też z narzędzi, które ułatwiają facylitację zgodnie z wybranym szablonem. O narzędziach pisałyśmy wcześniej tutaj. Naprawdę jest z czego wybierać. Pytanie tylko, który scenariusz będzie odpowiedni na nasze spotkanie? Nie ma na to jednoznacznej odpowiedzi :). Każde Sprint Retrospective jest inne, unikalne i wyjątkowe. Bardzo wiele zależy od tego, czy to pierwsze Sprint Retrospective całego Scrum Teamu, czy może tylko Twoje, jako Scrum Mastera. Warto się również zastanowić m.in. nad poniższymi pytaniami i aspektami.
- Czy widzimy jakieś usprawnienie, a o którym zespół głośno nie mówi, a warto by było żeby o tym porozmawiał?
- Jak dojrzały jest zespół? Jak dobrze się wszyscy znają? Jakie treści do nich bardziej trafiają, a jakie mniej? Czy zaplanowany koncept pasuje do mentalności i osobowości członków zespołu?
- Czy udało nam się osiągnąć Cel Sprintu? Jak bardzo zbliżyliśmy się tym samym do realizacji Celu Produktu?
- Jak zakończyło się nasze poprzednie Sprint Retrospective?
- W jakim momencie życia produktu jesteśmy? Jak długo ze sobą współpracujemy?
- Czy jakieś ważne wydarzenie miały miejsce w ostatniej iteracji?
Z pewnością jest znacznie więcej elementów, które należy wziąć pod uwagę. Powyższe mają Wam tylko wskazać kierunek do rozmyślań przed przystąpieniem do organizacji.
Wskazówką dla zupełnie świeżych Scrum Teamów, dotyczącą pierwszego Sprint Retrospective, może być pochylenie się nad ustaleniem zasad współpracy, lub ich walidacja. Jeżeli oczywiście powstały takowe podczas ustaleń przystąpienia do projektu. Alternatywnym scenariuszem może być skupienie się nad Definicją Ukończenia. Ponownie może być tak, że takowa istnieje w organizacji, lub musimy przystąpić do jej utworzenia. Niezależnie od tego, który przypadek nas dotyczy warto o tym porozmawiać, żeby mieć pewność, że “ukończone” dla każdego oznacza to samo.
A co jeżeli Sprint Retrospective nie będzie szło zgodnie z planem?
Tragedia! Prawdopodobnie to koniec Twojej kariery jako Scrum Mastera :(. Zaplanowałeś coś, a podczas spotkania, okazuje się, że wybrany scenariusz, czy podejście zupełnie nie pasują. Nie pakuj jednak walizki, bo oczywiście żartowałam :). Tak naprawdę, to nic złego się nie stało. Warto jednak odpowiednio reagować na to co dzieje się wokół nas. Jeżeli mamy dokładny plan spotkania, a podczas jego otwarcia widzimy, że np. 4L Retrospective w ogóle nie pasuje do nastroju zespołu, nie realizujmy naszego planu na siłę. Pięć sekund ciszy na przemyślenia może dać nam szansę na odpowiednią reakcję, a z pewnością nie zaszkodzi przebiegowi spotkania. Nie bójmy się więc “ciszy” i podejdźmy do tego wydarzenia zgodnie z duchem Scruma, czyli empirycznie. Czasem zwykła rozmowa, bez konkretnego scenariusza okazuje się dużo lepszym rozwiązaniem niż kurczowe trzymanie się naszego planu. Reagujmy na zmiany, usprawniajmy to co możemy, a na koniec spotkania zbierzmy informację zwrotną od uczestników.
Czy potrzebuje dedykowanego narzędzia?
Nie! No może oprócz narzędzia, które umożliwi Ci połączenie się ze wszystkimi uczestnikami. Ale te z pewnością jest standardem w Twojej firmie. Niezależnie od tego czy jest to Zoom, Google Meet, czy Microsoft Teams, ważne żeby wszyscy wiedzieli gdzie i o której się słyszycie. O tym jak zorganizować spotkanie czy warsztaty online, przeczytasz więcej tutaj.
Wracając jednak do narzędzi, te faktycznie mogą wspomóc tworzenie waszego planu na usprawnienia, ale absolutnie nie są wymagane. Z pewnością ważne jest to żeby wspólnie wyciągnąć wnioski z każdej aktywności i zapisać je w postaci konkretnego planu działania. Da Wam to pewność, że wszyscy rozumiecie ów plan w jednakowy sposób. Dodatkowo, dzięki takiej notatce, dużo łatwiej będzie Wam zweryfikować, czy przyjęte założenia na usprawnienia faktycznie przyniosły poprawę, jeżeli chodzi o efektywność czy jakość waszej pracy na kolejnym Sprint Retrospective. Ken Schwaber i Jeff Sutherland proponują umieszczenie takiego planu w Sprint Backlogu, dla lepszej przejrzystości, i większego skupienia się na wprowadzeniu odpowiednich zmian. Warto przy tym pamiętać, żeby nie zapychać Sprint Backlogu toną zagadnień ze Sprint Retrospective, a realizować usprawnienia zgodnie z duchem iteracyjności. Najlepiej więc pochylić się nad jednym, czy dwoma najważniejszymi i najdokładniej rozpracowanymi planami akcji w kolejnym Sprincie i to właśnie te zadania dodać do Sprint Backlogu.
Można je wręcz włączyć do Sprint Backlogu na kolejny Sprint.
Scrum Guide, Listopad 2020
Czyli jak powinno wyglądać moje pierwsze Sprint Retrospective?
Na to pytanie odpowiem klasycznym stwierdzeniem Scrum Mastera “to zależy”. Przygotuj się odpowiednio do spotkania, postaraj się je przeprowadzić zgodnie z receptą Larsen i Derby. Zastanów się jak dokładnie chcesz je przeprowadzić, jakich technik chcesz użyć. Nie trzymaj się jednak nigdy swojego planu kurczowo, gdy po prostu wiesz, że jednak nie zaadresuje on potrzeb Scrum Teamu. Zwykła rozmowa jako plan na Sprint Retrospective, to też bardzo dobry plan. Co ważne same dywagacje na temat przebiegu spotkania nie przybliżą Cię do jego sukcesu. Cytując Yogi Berra chciałabym Cię namówić do ćwiczenia i usprawniania swoich retrospektyw, bo W teorii nie ma różnicy między teorią i praktyką. W praktyce jest.
Sprawdź nasze ostatnie wpisy:
